Соглашение об обмене данными между организациями и соглашение о применении электронного документооборота

УТВЕРЖДЕНА приказом Минэкономразвития России от 19.04.2021 N 205

Соглашение о переходе на электронный документооборот или обмене электронными документами заключается в том случае, если вы и ваши контрагенты приняли решение обмениваться электронными документами. Порядок заключения соглашения между участниками электронного взаимодействия предусмотрен пунктом 1 статьи 3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В соглашении об ЭДО должны быть прописано, как и какими конкретно документами будут обмениваться стороны. Это могут быть: акты, счета-фактуры, договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные ТОРГ-12 и другие формализованные и неформализованные документы. Обязательно должно быть указано, что стороны будут обмениваться электронными документами через Оператора ЭДО. Если организация использует простую и усиленную неквалифицированную подпись, то она должна указать в соглашении порядок проверки таких электронных подписей. В соглашении об электронном документообороте между юридическими лицами важно прописать обязательства сторон и различные нюансы, например, как быть в случае технического сбоя при отправке электронного документа и т.д. После этого необходимо получить электронную подпись (ЭП)и установить необходимое программное обеспечение, например, «Такском-Файлер». Так вы сможете мгновенно получать от контрагентов подписанные электронной подписью документы через Интернет.

Обратите внимание! Подписывать первичные учетные документы для целей налога на прибыль и НДС нужно только усиленной квалифицированной подписью. Такая подпись применяется и при обмене электронными счетами-фактурами, и при сдаче отчетности в контролирующие органы.

Электронный документооборот может быть удобен контрагентам, которые часто обмениваются большим количеством бумаг. При работе с такой системой можно создать сразу же оригинал документа и, подписав его электронной подписью, отправить партнеру. Если юрлица решили использовать такой способ для обмена документами, то особенности работы с системой ЭДО прописывают в соответствующем соглашении, которое подписывает каждая из сторон. Какая информация должна содержаться в этом документе, рассмотрим в статье.

Коротко об ЭДО между организациями

При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.

Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.

Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.

Основные законодательные акты в сфере ЭДО:

Порядок перехода на ЭДО

Переход на ЭДО проходит в несколько этапов:

Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

Документ компании разрабатывают самостоятельно, структура должна быть характерной для такого рода бумаг. Текст должен быть хорошо вычитан, не должно быть просторечных и разговорных выражений, стиль нужно использовать официально-деловой.

Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.

Соглашение об электронном документообороте может содержать следующую информацию:

Внимание! Это примерный список пунктов соглашения. При необходимости можно внести все недостающие сведения.

Электронный документооборот в России в последние годы стремительно развивается в очень разных областях. Стимулирует процесс государство, которое заинтересовано в унификации документооборота, его оцифровке, направлении по определенным каналам электронного взаимодействия. С планами развития ЭДО в хозяйственной деятельности можно ознакомиться: решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 25.12.2020 № 34) утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Одна из главных целей – заинтересовать организации и ИП в переходе на ЭДО.

По отдельным направлениям электронный документооборот стал обязателен. Так, в поле зрения бухгалтера обязательный ЭДО в сфере оборота товаров, подлежащих маркировке средствами идентификации, товаров, подлежащих прослеживаемости; давно в обиход вошла электронная отчетность. При этом даже императивные нормы очень многие компании и ИП продолжают игнорировать, а попытки перейти на электронное взаимодействие с контрагентами ярко иллюстрируют всю степень неосведомленности о заложенных в законодательстве правилах.

Отдадим должное одному очень существенному вопросу, который необходимо проработать на стадии внедрения электронного документооборота с бизнес-партнерами: чтобы в дальнейшем можно было в электронной форме заключать сделки, обмениваться юридически значимыми сообщениями, закрывающими документами, начинать надо с заключения с контрагентом соглашения об ЭДО.

Всегда ли обязательно соглашение

Любые условия стоит закреплять соглашением лишь тогда, когда они не вменены законом или нормативно-правовым актом. Например, ст. 169 НК РФ (п. п. 1, 1.1, 1.2, 6) однозначно установлено, что при обороте товаров, подлежащих прослеживаемости, счета-фактуры должны выставляться исключительно в электронной форме. Продавец обязан обеспечить направление такого документа покупателю по ТКС через оператора ЭДО, а покупатель, в свою очередь, обязан обеспечить получение счета-фактуры по этому каналу связи. Сам счет-фактура должен соответствовать утвержденному формату и подписан должен быть усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации либо иного уполномоченного на это лица. Если электронное взаимодействие будет ограничено только этой сферой, то и соглашение не требуется: нет альтернатив, которые могли бы предпочесть стороны, глобально нечего согласовывать. Нет, конечно, и здесь можно найти, о чем договориться: о выборе конкретного оператора ЭДО, чтобы избежать тисков роуминга, о способе передачи доверенностей на уполномоченных лиц, о действиях в случае сбоев связи и т.п. Но это уже факультативно и может фиксироваться допсоглашением.

Правда, практика показывает, что уровень «культуры ЭДО» сейчас таков, что стоит оговаривать даже самые банальные условия, потому что никогда неизвестно какие идеи могут посетить контрагента и удастся ли потом убедить его, что он неправ, а ведь на карту поставлена действительность оправдательных и первичных документов, счетов-фактур, очень высоки налоговые риски и риски хозяйственных споров между контрагентами. И тем не менее закрепим такой вывод: если закон четко регламентирует все существенные вопросы электронного взаимодействия определенного вида, отдельное письменное соглашение между компаниями не обязательно, в противном случае оно потребуется.

Какие положения стоит включить в соглашение

Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или в виде раздела основного договора.

Содержательную часть стороны преимущественно определят самостоятельно – в зависимости от того, что для них существенно, но есть и обязательные положения.

При составлении текста соглашения стоит руководствоваться нормами Федерального закона № 63-ФЗ, ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», п. 17 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот у бухучете», а также весьма содержательными Методическими рекомендациями по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами (утв. ФНС России, далее – Методрекомендации ФНС) или на сайте ФНС России с главной страницы перейдите в раздел «Деятельность», выберите опцию «Иные функции ФНС России», далее – «Электронный документооборот» и перейдите на страницу «База знаний»).

Итак, в соглашении с контрагентом об ЭДО оговорите:

1. Могут ли стороны сочетать электронный документооборот с бумажным и в каких рамках. То есть, не возбраняется ли во взаимоотношениях с одним и тем же покупателем выставлять часть счетов-фактур, накладных, актов и т.п. на бумаге, а часть — в электронном виде, но вот дублирования (задваивания) электронных документов на бумаге (и наоборот) следует избегать, поскольку возникнут вопросы какой из документов подлинник, какой датой он выдан/получен и т.п. Например, в отношении счетов-фактур эта дилемма решена так (п. 24 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н): при невозможности направить счет-фактуру в электронной форме в адрес покупателя, продавец направляет покупателю тот же счет-фактуру с теми же показателями на бумажном носителе, лишь дополняет его подписью главного бухгалтера организации; дальнейшее перевыставление этого счета-фактуры в электронной форме не допускается.

2. Могут ли стороны обмениваться электронными документами только через оператора ЭДО или (в не запрещенных законом случаях) и без его участия (с помощью электронной почты, посредством личного кабинета одного контрагента на сайте другого и т.д.). Допустимые каналы ЭДО следует обозначить (например, указать адреса электронной почты для направления юридически значимых сообщений (если применимо)).

3. Перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену. Помните, что есть вмененные законом и утвержденные органами власти форматы, которые нельзя игнорировать (например, формат счетов-фактур, УПД). В остальном стороны вольны выбирать. Степень детализации информации в этом разделе может быть различной: от общих слов до исчерпывающего перечня допустимых форматов файлов и даже оговорки о характере прикрепления ЭП к документу (открепленная или прикрепленная).

4. Способы создания, направления и получения электронных документов, способы подтверждения отправления и получения электронного документа. Это актуально для случаев, которые не регламентированы НПА. Например, согласно п. п. 8 и 9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, счет-фактура считается выставленным продавцом покупателю, если продавцу поступило соответствующее подтверждение от его оператора ЭДО, а полученным покупателем он будет считаться, если тому поступило соответствующее подтверждение от его оператора ЭДО. Нужно ли переписывать эти правила в соглашение, нужно ли просить покупателя пересылать продавцу подтверждение оператора ЭДО – решать вам. Когда же ЭДО организован без участия специализированного оператора, ФНС рекомендует предусматривать в соглашении стандартные стадии работы с электронными документами. В любом случае ознакомьтесь с разделами 3 «Обмен электронными документами без участия операторов электронного документооборота» и 4 «Обмен электронными документами через операторов электронного документооборота» Методрекомендаций ФНС и определите, какой объем описанных там правил включить в соглашение с контрагентом.

Если стороны применяют многосторонние электронные документы, стоит согласовать очередность их направления и подписания сторонами (в случаях, не регламентированных законом или НПА).

Укажите, что при обмене многосторонними документами допускается использование только одного канала электронного взаимодействия, а финальная версия электронного документа, подписанная всеми участниками, должна быть получена каждой стороной (п. 1.9 Методрекомендаций ФНС, Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).

Целесообразно оговорить в соглашении и вопрос направления и подписания связанных между собой электронных документов (пакетов электронных документов). При этом необходимо руководствоваться нормой п. 4 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ.

5. Виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов. Ст. 4 (п. 1) Федерального закона № 63-ФЗ гарантирует участниками электронного взаимодействия право использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или НПА либо соглашением между участниками электронного взаимодействия. Казалось бы, не надо поднимать этот вопрос в соглашении: зачем ограничивать свои возможности? Однако тут есть два «но»: во-первых, п. 17 ФСБУ 27/2021 требует, чтобы виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определялись соглашением экономического субъекта с данными лицами. Во-вторых, чем менее зарегулирован будет этот вопрос, тем более широкое поле останется для потенциально конфликтных ситуаций. Куда лучше даже просто зафиксировать, что может использоваться любой вид ЭП, не запрещенный законом, чем обойти этот вопрос молчанием. Можно установить и более жесткие правила: когда подойдет простая ЭП, когда – усиленная неквалифицированная, а когда не обойтись без УКЭП.

Еще одну оговорку по этому разделу соглашения находим в п. 3 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ: соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью. Дело в том, что по общему правилу, если применена усиленная электронная подпись, то документ и так равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью, но ведь не на всякую собственноручную подпись поставишь печать. В организации по этому поводу может быть свой регламент и придется ограничить круг подписантов таких документов или установить какие-то еще «контрольные точки».

6. Порядок определения полномочий подписантов, отличных от лиц, имеющих право действовать от имени организации без доверенности. Этот вопрос должно осветить особенно четко, учитывая, что при применении УКЭП правила тут изменены с 2022 г. Аккуратно составить этот раздел помогут пп. 1 и 2 п. 1 ст. 17.2, ст. 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ, п. п. 2.4, 2.6, 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ (в ред. от 30.12.2021) и п. 3 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ. Сообразно обстоятельствам и в зависимости от вида используемой ЭП (простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная), момента получения сертификата ключа проверки УКЭП уполномоченного лица, нужно оговорить когда такие подписанты могут действовать на основе приказа о праве подписи без доверенности, когда понадобится бумажная доверенность, когда – машиночитаемая (электронная) и каким образом доверенность (или, возможно, в отдельных случаях, выписка из приказа о праве подписи) будет предоставляться контрагенту. Например, в силу пп. 2 п. 2 ст. 17.2 Федерального закона № 63-ФЗ представление машиночитаемой доверенности осуществляется посредством ее включения в пакет электронных документов, если иной порядок не предусмотрен соглашениями при взаимодействии юридических лиц и индивидуальных предпринимателей между собой. Т.е. допустим альтернативный вариант: машиночитаемая доверенность может быть предварительно направлена контрагенту в порядке, предусмотренном соглашением, и тогда ее не потребуется прилагать к каждому подписанному документу.

7. Возможность шифрования электронных документов при обмене ими. Шифрование недопустимо, если:

НПА установлен запрет на шифрование информации;

Остальное – на усмотрение сторон.

8. Порядок определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи (если таковые применяются) (п. 2 ст. 6, пп. 1 п. 2 ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).

9. Порядок проверки неквалифицированных электронных подписей, используемых при создании электронных документов (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ) и порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа.

10. Требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов и конфиденциальности используемых подписантами ключей ЭП, а также порядок действий в случаях нарушения оной (пп. 2 п. 2 ст. 9, пп. 2 п. 1 Федерального закона № 63-ФЗ).

11. Порядок действий в форс-мажорной ситуации. Например, как и в какие сроки при отказе каналов электронного взаимодействия следует уведомить контрагента о технической проблеме, каким путем формировать, подписывать и передавать документы до ее разрешения.

12. Перечень лиц, ответственных за организацию ЭДО и разрешение форс-мажорных ситуаций.

13. Другие положения, которые считаете важными при организации ЭДО с партнерами.

СОГЛАШЕНИЕ ОБ ИНФОРМАЦИОННОМ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ

Предметом настоящего Соглашения является сотрудничество и информационное взаимодействие Сторон, осуществляемое в целях:

— повышения качества и оперативности формирования официальной статистической информации с использованием административных данных;

— повышения эффективности использования государственных информационных ресурсов;

— повышения открытости и доступности официальной статистической информации.

Направления информационного взаимодействия

Стороны осуществляют информационное взаимодействие в следующих направлениях:

— представление субъектом официального статистического учета официальной статистической информации, формируемой в соответствии с Федеральным планом статистических работ, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. N 671-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 20, ст. 2383; 2021, N 20, ст. 3416);

— представление административных данных и иной информации, необходимой для формирования официальной статистической информации;

— представление нормативных правовых и методологических документов, регламентирующих государственную статистическую деятельность Сторон;

— оказание консультативных услуг в области официального статистического учета;

— обеспечение совместимости информации в действующих автоматизированных системах обработки данных Сторон.

Порядок информационного взаимодействия

Для реализации настоящего Соглашения обе Стороны:

— организуют по согласованным перечню и форме представление официальной статистической информации;

— решают методологические и организационные вопросы информационного взаимодействия, устанавливают порядок взаимодействия и формирования представляемых данных;

— координируют информационное взаимодействие между Сторонами;

— согласовывают структуру, форматы и способы представления информации в электронном виде на федеральном и региональном уровнях, обеспечивая совместимость применяемых программно-технических средств и соблюдая меры, обеспечивающие необходимый уровень безопасности при информационном обмене;

— при необходимости проводят совместные мероприятия по организации и проведению профессиональной подготовки своих сотрудников в области информационного взаимодействия (совещания, семинары и так далее).

Информационное взаимодействие Сторон осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Соглашением.

Порядок обмена информацией и ее распространения

Обмен между Сторонами информацией, предусмотренной Соглашением, осуществляется на безвозмездной основе с соблюдением требований, установленных Федеральным законом от 29 ноября 2007 г. N 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776; 2021, N 18, ст. 3061) и иными федеральными законами.

Информация, обмен которой между Сторонами предусмотрен Соглашением, представляется на бумажных носителях в одном экземпляре или в электронном виде по каналам связи.

Обязательства Сторон

Во исполнение настоящего Соглашения Стороны обязуются:

не распространять и (или) не представлять третьим лицам полученную во исполнение настоящего Соглашения информацию частично или полностью до ее официального опубликования передающей Стороной без ее письменного согласия;

принимать меры по обеспечению достоверности и полноты информации каждой из Сторон.

На субъекта официального статистического учета возлагаются следующие обязанности:

— представление пользователю официальной статистической информации (далее — пользователь) по согласованному Сторонами перечню и форме;

— координация работы территориальных органов субъекта официального статистического учета по их взаимодействию с территориальными органами пользователя в соответствии с настоящим Соглашением;

— оказание консультационных услуг по вопросам, связанным с предметом настоящего Соглашения, и направлениям взаимодействия Сторон.

На пользователя возлагаются следующие обязанности:

— представление субъекту официального статистического учета административных данных и иной информации, которые необходимы для формирования официальной статистической информации, по согласованному Сторонами перечню и форме;

— координация работы территориальных органов пользователя по их взаимодействию с территориальными органами субъекта официального статистического учета в соответствии с настоящим Соглашением;

— оказание консультационных услуг по запросам субъекта официального статистического учета.

Ответственность Сторон

Стороны несут ответственность за ненадлежащее использование информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Стороны несут ответственность за сохранность используемого программного обеспечения, архивов, сертификатов открытых ключей проверки электронной подписи и электронных документов.

Порядок разрешения споров

Все споры и разногласия, по которым Стороны не смогли достигнуть соглашения, разрешаются в арбитражном суде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заключительные положения

Настоящее Соглашение вступает в силу с момента подписания его обеими Сторонами и действует до полного исполнения Сторонами своих обязательств по нему.

Настоящее Соглашение заключено на срок __________________________.

Все изменения и дополнения к настоящему Соглашению действительны, если они подписаны обеими Сторонами.

В случае нарушения одной из Сторон обязательств, предусмотренных настоящим Соглашением, другая Сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящее Соглашение, уведомив об этом в письменном виде другую Сторону.

В случае намерения одной из Сторон расторгнуть соглашение в одностороннем порядке необходимо уведомить письменно об этом другую Сторону не менее чем за 30 (тридцать) календарных дней.

Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.