ЭЛЕКТРОННАЯ АКТИВАЦИЯ В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ

Рассказываем об основных этапах электронного актирования и отвечаем на наиболее актуальные вопросы участников закупок

С 2022 года участники электронных закупок обмениваются закрывающими документами по контракту с помощью ЕИС. Это полезное нововведение вызывает вопросы у поставщиков, которые сталкиваются со сложностями как в ходе закупки, так и при работе в личном кабинете.

Что такое электронное актирование?

Электронное актирование – это процесс электронной приемки товаров, работ и услуг, в ходе которого заказчики и
поставщики (исполнители) создают, оформляют или обмениваются электронными документами.

Создание и обмен электронными документами возможен с использованием Единой информационной системы в сфере
госзакупок (ЕИС). Чтобы с 2022 года иметь возможность работать в сфере госзакупок, организация-поставщик
(исполнитель) должна быть зарегистрирована в Едином реестре участников закупок на сайте ЕИС.

Федеральный закон от 02.07.2021 № 360-ФЗ дополнил законодательство о контрактной системе в сфере госзакупок
положениями об электронном актировании. С 1 января 2022 года нововведение стало общеобязательным для всех
заказчиков.

Создание и обмен электронными документами возможен с использованием Единой информационной системы в сфере
госзакупок (ЕИС). Чтобы с 2022 года иметь возможность работать в сфере госзакупок, организация-поставщик
(исполнитель) должна быть зарегистрирована в Едином реестре участников закупок на сайте ЕИС. Как работать в
системе закупок, подробно расскажем и покажем в статье.

В чем основные сложности электронного актирования

Реформа электронного актирования призвана улучшить ситуацию как для поставщиков и заказчиков, так и для контролирующих органов. Однако, несмотря на позитивные изменения, остаются и спорные моменты, требующие новых законодательных инициатив в интересах поставщиков. Среди основных проблем выделяют следующие:

Таким образом, наиболее ощутимое преимущество системы электронного актирования для исполнителей — надлежащее подтверждение полномочий подписантов, а также верификация времени направления и подписания документа с последующим размещением его в ЕИС, что избавляет исполнителя от необходимости направления отчетных документов заказными письмами для надлежащего подтверждения факта получения.

Более подробно процесс электронного актирования описан на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок. В частности, там вы найдете подробные инструкции, методические материалы и наглядные видео как для поставщика, так и для заказчика: раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Электронное актирование в ЕИС».

С 1 января 2020 года участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в ЕИС. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить такие документы заказчику.

Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС

По итогу закупки заказчик может:

Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по такой схеме.

Заказчик проводит приемку. Решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта. Затем совершает одно из действий:

При частичной приемке после того, как заказчик подпишет документ приемки, необходимо создать корректировочный документ с новыми данными и снова направить на подписание заказчику. Как создать корректировочный документ — расскажем далее.

При отказе от приемки можно исправить то, что не устраивает заказчика, поставить товар или сдать работы и услуги заново. В этом случае необходимо подготовить новый документ о приемке и отправить его заказчику через ЕИС.

Электронное актирование в ЕИС с поддержкой экспертов

В ЕИС можно сформировать:

Работа в ЕИС включает настройку прав доступа и непосредственное формирование актов. Рассмотрим последовательность действий.

Шаг 1. Выдать права доступа уполномоченному сотруднику

Чтобы сформировать закрывающие документы смог сотрудник, необходимо выдать права доступа. Сделать это можно двумя способами:

Шаг 2. Выбрать нужный контракт

Выбрать контракт, по которому предстоит создать акт, нужно в личном кабинете ЕИС. Для этого перейдите в раздел «Исполнение контрактов». Доступ к нему открывает заказчик.

Если контракт закрывается поэтапно, то и акты формируются по каждому из этапов. Можно также добавить готовый акт приемки прямо с компьютера, выбрав пункт «Загрузить документ из файла».

Шаг 3. Сформировать закрывающие документы по контракту

На этом этапе необходимо последовательно заполнить несколько разделов. Рассмотрим важные особенности каждого из них.

Общая информация

Часть данных сюда переносится автоматически. Заполнить предстоит лишь отдельные поля:

После заполнения полей необходимо прикрепить сформированные ранее — в других программах или на бумаге — закрывающие документы.

Контрагенты

В этом разделе обычно три вкладки: Заказчик / Поставщик / Перевозчик. В первых двух перечислены все данные о заказчике и поставщике. Например:

Практически все данные о заказчике и поставщике система заполнит автоматически, и редактировать их вы не сможете.

При желании можно вручную исправить адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика, ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.

При внесении данных в раздел «Заказчик» нужно учитывать особенности заполнения реквизитов казначейских счетов. Они отличаются от привычных банковских реквизитов юрлиц. Важно также отразить факт отличия юрадреса заказчика от места поставки. Если ошибиться, акт могут отклонить.

Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, укажите сведения об этой организации в соответствующей вкладке. При необходимости добавьте информацию о перевозчике. Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.

Товары, работы, услуги

Здесь необходимо указать сведения о ТРУ, которые должен принять заказчик. Часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную. Например:

Для лекарств действуют другие правила:

При отражении информации о поставляемой продукции или услугах важно не упустить особенности вашей системы налогообложения: не каждая из них предполагает уплату НДС.

При выполнении строительных работ по контракту указывают наименование объекта и выполненные работы. Сюда же рекомендуется перенести и смету. Этот документ может быть объемным. В таком случае можно дополнить раздел отдельным файлом по форме КС-2.

Факт передачи товаров, работ, услуг

Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг.

Вручную или через календарь укажите три даты:

Здесь же можно указать:

Подписанты

В этом разделе нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право. Достаточно выбрать одного или нескольких из них.

Если в выпадающем списке нет нужного сотрудника, следует его добавить. Как — рассказывали выше.

Дополнительные документы

В этот блок помещают следующую информацию:

Если информация в этом разделе отличается от сформированной в ЕИС, последняя считается приоритетной.

Подписание

На основе представленной информации ЕИС формирует печатную форму акта. В ней нужно проверить все данные и нажать на «Подписать».

Если ЕИС выдаст ошибку, нужно внести исправления и подписать документ заново. При отсутствии нарушений система отправит подписанный документ заказчику.

Причиной ошибки может стать прикрепленный файл сметы — в таком случае можно продолжить работу с документом и направить его заказчику. У последнего есть 20 рабочих дней на изучение документа и обратную связь.

Поставщик может редактировать документ о приемке, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только система отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае для корректировки сведений поставщику придется создать документ-исправление.

Как редактировать документ

Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:

В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.

Как создать документ-исправление

Если заказчик найдет ошибки в документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление».

Исправление к документу о приемке формируется, если:

Чтобы создать документ-исправление, необходимо выбрать: «Создать исправление» — «Исправление ошибочных сведений». Система сформирует точную копию документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.

В документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Нельзя изменить, например:

Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ. Для изменения подобных существенных условий нужно использовать корректировочный документ.

Как сформировать корректировочный документ

Поставщик создает корректировочный документ, если:

Чтобы создать такой документ, необходимо открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать: «Создать исправление» — «Исправление существенных условий».

Система автоматически создаст копию основного документа, в которую сможете внести изменения. Например:

К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.

Если поставщику нужно изменить и существенные, и несущественные условия в подписанном документе о приемке, необходимо сначала создать документ-исправление, подписать его от своего имени и отдать на подпись заказчику. После того, как заказчик подпишет исправление, нужно сформировать корректировочный документ о приемке.

Если же нужно изменить только существенные условия, необходимо создать корректировочный документ без документа-исправления.

Сформировать корректировочный документ нельзя, если поставщик — физическое лицо и документ о приемке имеет специализацию «Приобретение жилых помещений» и «Строительство».

Как передать электронные документы о приемке в налоговую

Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика.

В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.

Как наделить полномочиями сотрудников поставщика

Для формирования электронного документа о приемке организация или индивидуальный предприниматель должны быть зарегистрированы в ЕИС.

Для формирования документа о приемке пользователь должен обладать одним из полномочий:

Для настройки прав работы с электронным актированием необходимо в перечне пользователей найти нужного, выбрать пункт «Права доступа пользователя» и в блоке «Электронный документооборот при исполнении контракта» установить соответствующие права. В зависимости от того, какие действия будет совершать сотрудник, ему назначаются следующие права:

Документ о приемке будет считаться подписанным при следующей одновременной комбинации полномочий:

Подробное описание процесса наделения полномочиями пользователей в зависимости от вида документов в рамках электронного актирования доступно в ЕИС в разделе «Наделение полномочиями».

В конце статьи вы найдете общий алгоритм электронного актирования для поставщика, работающего в рамках Закона № 44-ФЗ.

В конце статьи есть шпаргалка

В каких случаях электронное актирование обязательно

Обязательный электронный документооборот касается только электронных способов закупок — как открытых, так и закрытых. Для закрытых электронных процедур предусмотрено право применять или не применять указанный порядок (п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ).

Аналогичное право предусмотрено и в отношении закупок у единственного поставщика. Согласно ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ такие закупки на сумму не более 3 млн руб. проводятся в электронной форме, а значит, электронное актирование обязательно.

Таким образом, электронное актирование обязательно для всех электронных процедур, за исключением:

Какие есть статусы документов о приемке

Чтобы соблюсти предусмотренные контрактом сроки направления документов о приемке, поставщику необходимо отслеживать их статус в ЕИС. Так поставщик может оперативно внести корректировки, прогнозировать сроки поступления денежных средств по контракту.

Управление закупками по 44-ФЗ. Повышение квалификации, 120 ак. часов

В зависимости от текущего состояния документа о приемке в личном кабинете поставщика отображаются различные статусы:

Как зайти в реестр документов об исполнении контракта ЕИС?

Нам часто задают вопросы поставщики, как найти и оформить документ актирования? Мы решили подробно
рассказать, как быстро найти нужный документ актирования по контракту.

Итак, как найти контракт в ЕИС для оформления и передачи УПД заказчику:

Возможные ошибки в электронных документах о приемке в ЕИС и как их исправить

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Каков алгоритм действий

После поставки товара, выполнения работы или оказания услуги уполномоченное лицо поставщика формирует документ о приемке в сроки, установленные контрактом (п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Большинство заказчиков устанавливает 1–5 рабочих дней, но бывают случаи, когда требования контракта предусматривают направление соответствующих документов в день его исполнения, поэтому обращайте внимание на эти пункты в контракте.

Общий алгоритм электронного актирования

Этап 1. Доступ к электронному актированию открывает заказчик — это его задача. Открыть доступ в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта.

Этап 2. Уполномоченное лицо поставщика с соответствующими правами в ЕИС (как правило, это директор, бухгалтер, или тендерный специалист) формирует закрывающие документы с помощью личного кабинета. Есть возможность создать акт, совмещенный со счетом-фактурой, либо отдельно счет-фактуру — это зависит от применяемой исполнителем системы налогообложения.

Обучение для поставщика по Закону № 44-ФЗ

Повышение квалификации онлайн, 96 ак. часов. Удостоверение

Формируя документ, пользователь последовательно заполняет поля и вносит наименование товара, работы, услуги, количество, а также страну происхождения товара (пп. «б–д» п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Указание количества выполненных работ, оказанных услуг возможно в текстовом формате, в то время как для товара это исключительно цифровое обозначение.

Помимо документов, заложенных механизмом электронного актирования, можно добавить иные документы, если они предусмотрены условиями исполнения контракта (пп. «е» п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ), к примеру, копию товарной накладной, которая была подписана в бумажной форме при передаче товара на склад.

Сформировав комплект документов, поставщик подписывает и направляет сведения заказчику. Они станут доступны для заказчика не позднее чем через час (п. 3 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Этап 3. Заказчик со своей стороны проверяет содержательную часть документа, а также корректность заполнения реквизитов документа, сверяет с тем, что было поставлено. При необходимости указывает сведения о штрафах и пени, предъявленных заказчиком и удержанных по условиям контракта.

Возможно отражение иной информации, к примеру, о налогах для физического лица, если таковым является исполнитель по контракту.

После приемки ТРУ заказчик подписывает документы в ЕИС. Срок, в течение которого должна быть осуществлена приемка, — не более 20 рабочих дней.

Важно: срок исчисляется от даты, когда  в личном кабинете заказчика появился подписанный документ от поставщика.

При выявлении несоответствия товара, работы, услуги документам, направленным в ЕИС, или при наличии брака, иных недостатков заказчик вправе отказать в приемке или оформить частичную приемку, если такая предусмотрена условиями контракта. В случае отказа заказчик излагает причины и направляет их поставщику.

Если претензий к товару, работам или услугам у заказчика нет и выявлена, к примеру, ошибка, то заказчик вправе воспользоваться функционалом корректировки документа и направить уведомление в ЕИС поставщику. Важно учитывать, что исправлять документ нужно в те сроки, которые определены контрактом. Требований в рамках Закона № 44-ФЗ к срокам исправления документа нет.

Что такое многоэтапное актирование

Возможность многоэтапного актирования предусмотрена функционалом ЕИС. Такая необходимость может возникнуть, например:

Электронное актирование начало действовать с января 2022 года. Электронный документооборот между заказчиком и исполнителем контракта происходит в рамках Закона № 44-ФЗ, с помощью личного кабинета участников закупок в ЕИС. Порядок электронного актирования раскрыт в ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ.

Важно: обязанность электронного актирования предусмотрена в отношении извещений о закупках, которые были размещены с 1 января 2022 года. Приемка по иным контрактам, извещения о проведении которых были размещены ранее этой даты, возможна в бумажной форме без обязательного применения функционала ЕИС (Письмо Казначейства РФ от 28.12.2021 № 95-09-11/10-640).

Если вы не сталкивались с процессом электронного актирования, рекомендуем заранее изучить особенности взаимодействия с заказчиком при электронном актировании, чтобы вовремя и правильно оформить соответствующие документы и получить оплату за исполненный контракт с первого раза. В случае необходимости доработать закрывающие документы срок рассмотрения результатов исполнения контракта, как правило, исчисляется заново.

Срок приемки результатов не может составлять более 20 рабочих дней (п. 4. ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Он исчисляется с даты направления документов в ЕИС, а не с даты поставки товара. Таким образом, для сокращения сроков оплаты по контракту настоятельно рекомендуем направлять закрывающие документы в день отгрузки товара, окончания выполнения работы, оказания услуг.

Оформление электронных документов о приемке в ЕИС

Мы разобрались, как зайти в реестр контрактов. Теперь можно приступить к оформлению документов электронного
актирования. Выберите нужный контракт в меню справа, как мы показывали в инструкции выше, меню скроется и
останется нужный контракт.

Как исполнителю работать с закрывающими документами в личном кабинете

Документ о приемке товара, выполненной работе или оказанной услуге формируется в личном кабинете поставщика и сводится к заполнению ряда реквизитов с информацией о грузоотправителе, количестве товара и пр. Подробный процесс работы с закрывающими документами изложен в инструкциях ЕИС.

Если перейти в раздел «Исполнение контрактов» личного кабинета поставщика, отобразится информация об исполнении всех контрактов. Для поиска нужного обязательства можно применить фильтры. Так, при выборе пункта «Контрагенты» в разделе «Исполнение контрактов» отобразится количество новых контрактов, по которым в личном кабинете заказчика открыт доступ на формирование документов о приемке.

В правой части страницы информации по контракту доступно отображение перечня документов о приемке/корректировочных документов по выбранному этапу контракта. Необходимо раскрыть информацию по этапу контракта для просмотра. Цвет индикатора в столбце «Статус документа» обозначает статус документов о приемке/корректировочных документах.

Важно: сформировать и подписать документ о приемке невозможно, пока заказчик не предоставит соответствующий доступ! Если возможности для предоставления документа о приемке нет, необходимо обратиться к заказчику с просьбой открыть доступ.

Что делать, если по контракту предусмотрено несколько этапов и создание более чем одного
документа приемки?

Зайдите в личный кабинет ЕИС, перейдите в реестр контрактов и выберите нужный. Создайте на основании
этапа новый документ приемки (отработки), как описано выше (рис.39).

Рис.39. Создание нового документа о приемке

Возможна ли интеграция с бухгалтерскими системами

При исполнении контрактов можно формировать проект документа о приемке во внешних бухгалтерских системах. Для этого в ЕИС доступен сервис информационного взаимодействия с бухгалтерскими системами. Сервис обеспечивает прием проектов документов из внешних систем.

Также возможна обратная интеграция из личного кабинета участника закупок ЕИС в бухгалтерские системы, но только при строгом соответствии документа форматам ЕИС. Практика использования этого сервиса показывает, что интеграция осуществляется небыстро, к этому просто нужно быть готовым.

Более подробно с требованиями к бухгалтерским системам для целей интеграции с ЕИС можно ознакомиться на официальном сайте ЕИС в разделе «Форматы информационного взаимодействия по 44-ФЗ».