Заполнение шаблона

Задача

Необходимо автоматизировать заполнение большого количества однотипных документовWord данными из Excel. Например, такими данными как ФИО клиента, номер договора и так далее.

Проблема №1. Заполнение документов. Вручную заполнение десятков документов занимает приличное время. И повышает вероятность ошибок. Поэтому необходимо из формы в Excel заполнять данные в документах в автоматическом режиме.

Проблема №2. Сохранение данных в реестре на отдельном листе. Структурированные данные удобно обрабатывать, а также по ним можно заново сгенерировать документы. Да и просто удобнее хранить эти данные в табличной форме, а не в ворохе документов word.

Проблема №3. Повторяющаяся информация. Некоторые данные, например информация о юридических лицах, с которыми компания клиента часто работает, имеет однотипный характер. Поэтому необходимо автоматизировать внесение этой информации.

Реализация

Для начала необходимо указать программе, где хранятся шаблоны заполнения документов, и куда складывать готовые документы. Этот функционал был реализован через отдельный лист Excel. При нажатии на кнопку рядом с пунктом меню открывается диалоговое окно выбора папки, поэтому нет необходимости копировать пути из проводника.

Заполнение документов

Разобравшись с настройками, переходим к основному функционалу. Для начала необходимо пояснить, что есть шаблон для автоматического заполнения документов. Шаблон имеет следующий вид:

При этом, при подготовке шаблонов, нет необходимости вводить эти метки вручную. Достаточно дважды кликнуть по названию поля формы и в буфер обмена будет скопирована нужная метка. Останется только вставить ее в документ Word (сочетание клавиш Ctrl + C).

После ввода данных нужно лишь нажать кнопку «Подготовить документы» на ленте меню и все документы из папки шаблонов будут обработаны, а готовые файлы будут сохранены в папке итоговых файлов, которая тоже указана в меню программы.

Однако при такой работе, после нескольких генераций, в папке итоговых файлов оказывается очень больше количество документов. Дабы упорядочить хранение файлов одно из полей формы выбирается для создания подпапок. В данном случае это поле «Гос. Знак тс цедента». То есть, при создании документов в папке итоговых файлов будет создана дополнительная директория с номером ТС. И уже в нее будут сохранятся документы. Но вообще поле может быть любым, также можно создать многоуровневую систему, основанную на нескольких полях. Например, подпапка с «Гос. знаком тс», а в ней подпапка с «номер договора».

Кнопка очистить форму служит, как ясно из названия для быстрой очистки формы.

Сохранение данных в реестре на отдельном листе

После создания документов данные записываются в реестр. При этом ключевым полем является номер договора. Если в реестре нет такого номера, то данные добавляются. В противном случае программа запросит разрешение на перезапись данных. Так же стоит учесть, что в реестр попадают не все данные из формы, а только те, имена полей которых совпадают с названием столбцов в реестре. При этом не нужно совершать никаких дополнительных манипуляций. Программа сама найдет все сопоставления и вставит нужные данные.

Если поставить курсор на номер договора и нажать кнопку «Заполнить форму», то программа сама заполнит форму по тому же принципу соответствия названий. Что очень удобно если понадобится, например, внести изменения в документы. Загружаем данные в форму, редактируем данные. После чего нажимаем «Подготовить документы» и программа сама обновит данные в документах и внесет изменения в реестр, запросив на это разрешения.

Повторяющаяся информация

Этот функционал был реализован через умные таблицы и формулы на форме. Сам список компаний выглядит так:

Это умная таблица, что позволяет добавлять и удалять любое количество данных, не внося изменения в формулы формы.

При воде в поле «Страховая» данные для полей «Ген. Дир. Страховой» и «Р/С Страховой» подтягиваются автоматически, если имя компании присутствует в таблице компаний.

Итог

Таким образом большой объем ручной работы решается очень быстро. Достаточно лишь ввести данные в форму и нажать «Подготовить документы», если этих данных нет в реестре. А если эти данные присутствуют, то решение этой задачи занимает буквально несколько кликов мыши. К тому же, значительно снижается вероятность ошибок. И появляется возможность анализа данных, благодаря хранению всех данных в реестре.

Возможности программы

Программа представляет собой расширение функционала в Excel. После установки на ленте меню появится отдельная вкладка для автоматизации заполнения документов. Почему Excel? Все просто — это самый привычный формат для пользователя по ведению реестра и заполнению различных форм. Не нужно обучаться новому функционалу и осваивать сложные программы, все необходимое уже есть. Вы продолжаете как обычно заполнять форму Excel но плюс к этому получаете возможность автоматически генерировать документы. Вот так выглядит лента меню в программе:

Пример создания форм заполнения

Создавайте простые формы для заполнения прямо в Excel. Просто укажите программе какие ячейки (поля) вы хотите вставлять в отчеты. Вы также можете создавать сложные формы для заполнения документов с различными условиями. Например, договоры, где различные формулировки должны вставляться при определенных условиях. Подробнее про создание форм в Excel.

Вставка функций

Часто при заполнении мы указываем числа прописью или склоняем фамилии или должности по падежам. Теперь вы сможете вставить функцию в Excel и она автоматически сделает это за вас. Вам потребуется один раз указать ФИО, а программа сама просклоняет ее и подготовит к вставке в документ. Аналогично с должностями или другими фразами. Программа склоняет фразы по всем падежам русского языка.

Необходимо вставить сумму, количество или дни прописью — тоже не проблема в программе имеются функции для записи прописью любых данных.

Заполнение шаблона

После того как шаблон готов, данные в него вставляются из формы Excel всего одной кнопкой.

Заполнение нескольких документов

Как правило, единовременно необходимо заполнить сразу несколько документов. Например договор и счет на аванс, акт выполненных работ и счет-фактуру  и так далее. В программе предусмотрена возможность заполнения сразу нескольких документов.

Создание и ведение реестра документов

Помимо заполнения документов в программе можно вести реестр создаваемых документов. Данные будут автоматически переноситься в реестр и вы сможете к ним вернуться спустя время. Вы сможете повторно создавать документы или исправлять в них данные нажав пару кнопок.

Реестр документов можно настраивать по своему усмотрению добавляя в него формулы или дополнительные данные, а можно и наоборот хранить в нем только выжимку информации.

В дальнейшем у нас в панах добавить функционал документооборота с возможностью создавать напоминания и визуальным отслеживанием статусов.

Инструкция по установке программы.

Автозаполнение шаблонов файлов в Документообороте 2

Современный бизнес требует быстроты и точности в работе с документами. Каждый день компании обмениваются сотнями различных документов, и в таких условиях автоматизация работы с ними становится необходимостью. 1 С:Документооборот является эффективным инструментом, решающим эту задачу. Подробно рассмотрим в статье такой полезный функционал 1С:Документооборота, как автозаполнение шаблонов файлов, который упрощает и ускоряет процесс подготовки документов в системе.

Работа пользователя с автозаполняемыми шаблонами файлов в программе

Автозаполняемые шаблоны файлов являются заранее настроенными шаблонами, которые будут автоматически заполняться реквизитами при создании нового документа.

Например, настроенный шаблон для договора аренды будет содержать все необходимые поля (наименование сторон, сумма договора, срок действия и т.д.). При создании нового документа (с нуля или копированием готового) в эти поля автоматически подтянутся реквизиты из карточки договора, что значительно ускорит процесс работы.

Пример заполнения шаблона договора реквизитами из карточки

Таким образом, работа пользователя с заранее настроенным автозаполнением сводится к заполнению только карточки документа и проверке конечного файла.

Настройка автозаполняемых шаблонов файлов

Использование автозаполнения определяется функциональной опцией в разделе Настройка и администрирование – Настройка программы – Работа с файлами – Использовать автозаполнение шаблонов файлов.

Автозаполнение с точки зрения работы механизма представляет собой:

Поддерживается для файлов формата doc, docx, dot, dotx, odt, txt и html.

Настройка разных форматов файлов может быть выполнена в новом или старом интерфейсе. Новый интерфейс располагается в настройке вида документа на вкладке Шаблоны документа – Файлы. Здесь настраиваются файлы форматов doc, docx, dot, dotx. Старый интерфейс Настройка заполнения файла по умолчанию скрыт, вынести его можно через настройку навигации. Здесь настраиваются файлы форматов odt, txt, html.

Окно настройки имеет две вкладки. Вкладка Реквизиты позволяет выбрать реквизиты, значения которых должны подтягиваться в файл, указать количество экземпляров и задать формат (для типов Дата и Число). При выборе реквизитов поля в файле создаются автоматически.

Вкладка Скрипты предназначена для описания вывода типовых и дополнительных реквизитов в другой форме (в другом падеже, регистре, в составе динамического выражения и т.д.), а также реквизитов, отсутствующих в списке на вкладке Реквизиты. Для вывода результата выполнения скрипта предварительно в файле должны быть добавлены поля через вкладку «Разработчик» в MS Word или «Вставка» в OpenOffice/ LibreOffice.

Создание полей в MS Word

Старый интерфейс также требует предварительного создания полей или уникальных строк, которые будут заменены реквизитами. Замена строк используется для файлов форматов txt, html, а также данным способом можно обеспечить вывод реквизитов в колонтитулы, поскольку туда добавление полей невозможно.

Окно настройки в старом интерфейсе

Заполнение файла реквизитами документа осуществляется только при его первой записи. Автоматическое перезаполнение в случае изменения значения реквизитов не предусмотрено. В этом случае пользователь должен воспользоваться командой Заполнить файл данными документа в контекстном меню файла.

Ручное заполнение файла данными документа

Для автоматизации данной операции можно написать обработку для шаблона процесса, по которому обрабатывается документ, чтобы, к примеру, после выполнения задачи регистрации в файл автоматически подтягивались его регистрационные данные.

На что обратить внимание при написании скриптов

• Файл. ВладелецФайла – обращение к документу, к которому приложен настраиваемый файл;

• РезультатОбработки – обязательная переменная, которой должен быть присвоен результат скрипта, иначе вставка в файл не произойдёт;

• проверки скриптов в рабочем месте нет, отладка проводится через журнал регистрации либо с помощью внешней обработки;

• получение некоторых значений реквизитов (например, Должность автора документа) осуществляется через функции и процедуры общих модулей.

верно: Должность = РаботаСПользователями. ПолучитьДолжность(Подготовил);

неверно: Должность = Файл. ВладелецФайла. Подготовил. Должность;

После настройки можно проверить правильность заполнения по команде Проверить настройку заполнения. Возможны следующие варианты развития событий:

— файл открылся, все поля заполнены;

—  файл открылся, но поле осталось пустым – стоит проверить, а заполнен ли данный реквизит в программе;

— файл не открылся, пользователь получил сообщение об ошибке – ознакомиться с текстом ошибки, чаще всего она заключается в некорректно написанном скрипте.

Проверка настройки заполнения

В завершение

В целом, автозаполнение шаблонов файлов является одной из тех функциональностей 1С:Документооборота, на которую стоит обратить внимание в первую очередь. Она не только экономит время и уменьшает вероятность возникновения ошибок, но и унифицирует работу с документами, что позволяет пользователям сосредоточиться на более важных задачах, а не тратить время на их подготовку.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут вам освоить все возможности 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на все вопросы! Узнать подробнее о 1С:Документообороте можно

Наша линия поддержки в 1С-Коннект:

Если вы часто работаете в MS Word, сохранение документа в качестве шаблона наверняка вас заинтересует. Так, наличие шаблонного файла, с установленным вами форматированием, полями и прочими параметрами, может во многом упростить и ускорить рабочий процесс.

Шаблон, создаваемый в ворде, сохраняется в форматах DOT, DOTX или DOTM. Последний разрешает работу с макросами.

Урок: Создание макросов в MS Word

Что такое шаблоны в Ворде

Шаблон — это особый тип документа, при его открытии и последующем изменении создается копия файла. Исходный (шаблонный) документ при этом остается неизменным, как и его местоположение на диске.

В качестве примера того, каким может быть шаблон документа и зачем вообще он нужен, можно привести бизнес-план. Документы этого типа довольно часто создаются в Word, следовательно, используют их тоже довольно часто.

Так, вместо того, чтобы каждый раз заново создавать структуру документа, выбирать подходящие шрифты, стили оформления, устанавливать размеры полей, можно просто использовать шаблон со стандартным макетом. Согласитесь, такой подход к работе куда более рационален.

Урок: Как добавить новый шрифт в Ворд

Документ, сохраненный в качестве шаблона, можно открыть и заполнить необходимыми данными, текстом. При этом, сохраняя его в стандартных для Word форматах DOC и DOCX, исходный документ (созданный шаблон), будет оставаться неизменным, как уже было сказано выше.

Большинство шаблонов, которые могут вам понадобиться для работы с документами в Ворде, можно найти на официальном сайте (office.com). Кроме того, в программе можно создавать собственные шаблоны, а также изменять уже существующие.

Примечание: Часть шаблонов уже встроена в программу, но часть из них, хоть и отображается в списке, на самом деле находится на сайте Office.com. После того, как вы нажмете на такой шаблон, он будет мгновенно скачан с сайта и доступен для работы.

Создание собственного шаблона

Проще всего будет начать создание шаблона с пустого документа, для открытия которого достаточно просто запустить Word.

Урок: Как в Ворде сделать титульный лист

Если вы используете одну из последних версий MS Word, при открытии программы вас будет встречать стартовая страница, на которой уже можно будет выбрать один из доступных шаблонов. Особенно радует то, что все они удобно рассортированы по тематическим категориям.

И все же, если вы сами хотите создать шаблон, выберите “Новый документ”. Будет открыт стандартный документ с установленными в нем параметрами по умолчанию. Эти параметры могут быть, как программными (заданными разработчиками), так и созданными вами (если ранее вы сохраняли те или иные значения в качестве используемых по умолчанию).

Используя наши уроки, внесите необходимые изменения в документ, который в дальнейшем будет использоваться в качестве шаблона.

Уроки по работе с Word:
Как сделать форматирование
Как изменить поля
Как изменить интервалы
Как изменить шрифт
Как сделать заголовок
Как сделать автоматическое содержание
Как сделать сноски

Помимо выполнения вышеперечисленных действий в качестве параметров по умолчанию для документа, который будет использоваться как шаблон, можно также добавить подложку, водяные знаки или любые графические объекты. Все, что вы измените, добавите и сохраните в дальнейшем будет присутствовать в каждом документе, созданном на основе вашего шаблона.

Уроки по работе с Ворд:
Вставка рисунка
Добавление подложки
Изменение фона в документе
Создание блок-схем
Вставка знаков и специальных символов

После того, как вы внесете необходимые изменения, зададите параметры по умолчанию в будущий шаблон, его необходимо сохранить.

Создание шаблона на основе существующего документа или стандартного шаблона

Примечание: В последних версиях Ворда при открытии пустого документа пользователю сразу предлагается перечень шаблонных макетов, на основе которых можно создать будущий документ. Если вы хотите получить доступ ко всем шаблонам, при открытии выберите “Новый документ”, а затем уже выполните действия, описанные в пункте 1.

Примечание: В последних версиях Word ничего выбирать не нужно, список доступных шаблонов появляется сразу после нажатия на кнопку “Создать”, непосредственно над шаблонами находится перечень доступных категорий.

Примечание: Для разных шаблонов стили оформления текста, которые доступны по умолчанию и представлены во вкладке “Главная” в группе “Стили”, могут быть разными и заметно отличаться от тех, что вы привыкли видеть в стандартном документе.

Совет: Воспользуйтесь доступными стилями для того, чтобы сделать свой будущий шаблон действительно уникальным, не похожим на остальные документы. Конечно, делайте это лишь в том случае, если вас не ограничивают требования к оформлению документа.

Добавление стандартных блоков к шаблону

Стандартными блоками называют многократно используемые элементы, содержащиеся в документе, а также те компоненты документа, которые хранятся в коллекции и доступны для использования в любое время. Хранить стандартные блоки и распространять их можно с помощью шаблонов.

Так, используя стандартные блоки, вы можете создать шаблон отчета, в котором будут содержаться сопроводительные письма двух и более типов. При этом, создавая новый отчет на основе данного шаблона, другие пользователи смогут выбрать любой из доступных типов.

Примечание: При введении сведений в диалоговое окно “Создание нового стандартного блока” введите в строке “Сохранить в” имя шаблона, к которому их необходимо добавить (это тот файл, который вы создали, сохранили и закрыли согласно первому пункту данного раздела статьи).

Теперь созданный вами шаблон, содержащий стандартные блоки, может быть предоставлен другим пользователям. Сами же блоки, сохраненные вместе с ним, будут доступны в заданных коллекциях.

Добавление элементов управления содержимым к шаблону

В некоторых ситуациях требуется придать шаблону вместе со всем его содержимым некоторую гибкость. Например, шаблон может содержать раскрывающийся список, созданный автором. По тем или иным причинам этот список может не устроить другого пользователя, которому доведется с ним работать.

Если в таком шаблоне будут присутствовать элементы управления содержимым, второй пользователь сможет подкорректировать список под себя, оставив его неизменным в самом шаблоне. Чтобы добавить в шаблон элементы управления содержимым, необходимо включить вкладку “Разработчик” в MS Word.

Добавление пояснительного текста к шаблону

Сделать шаблон более удобным в использовании можно с помощью пояснительного текста, добавленного в документ. Если это необходимо, стандартный пояснительный текст всегда можно изменить в элементе управления содержимым. Для настройки пояснительного текста по умолчанию для пользователей, которые будут использовать шаблон, необходимо выполнить следующие действия.

Примечание: Пояснительный текст по умолчанию находится в небольших блоках. Если “Режим конструктора” отключен, эти блоки не отображаются.

На этом мы закончим, из этой статьи вы узнали о том, что представляют собой шаблоны в Microsoft Word, как их создавать и изменять, а также обо всем том, что с ними можно делать. Это действительно полезная функция программы, во многом упрощающая работу с ней, особенно, если над документами работает не один, а сразу несколько пользователей, не говоря уже о крупных компаниях.