Путевые листы 2023 форма, примеры заполнения

С 1 марта 2023 года в путевые листы внесен ряд изменений. Расскажем, как выглядят новые путевые листы по Приказу Минтранса N 390 и приводим примеры.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Путевой лист в 2023 году по-прежнему является документом, оформление которого обязательно во множестве случаев, и который служит для нескольких целей. Изменения в путевые листы вносятся регулярно, и 2023 год не стал исключением.

В этой статье рассмотрим, что изменилось в оформлении путевых листов в 2023 году и в течение какого периода будут действовать эти изменения. А еще приведем несколько практических рекомендаций по организации работы в связи с новыми правилами оформления путевых листов.

Путевой лист (далее иногда будем использовать сокращение ПЛ) требуется, если выполняемая на автомобиле перевозка так или иначе связана с коммерческой деятельностью:

Регулируется обязанность оформлять путевые листы в 2023 году ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, утв. Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ и п. 10 Состава сведений и порядка оформления путевого листа, утв. Приказом Минтранса N 390.

Приказ Минтранса N 390 в 2023 году является основным источником изменений в путевых листах. Поговорим о нем подробнее.

Форма нового путевого листа

Обязательных к применению бланков путевых листов, оформляемых на бумаге, в 2023 году нет. Каждый составитель вправе разработать свой бланк, включив в него обязательный набор и перечень информации. С 01.03.2023 это нужно делать в соответствии с Приказом N 390н.

Разрабатывать свою форму (бланк) путевого листа можно только для его бумажной версии. Если пользоваться документом в электронной форме, необходимо соблюдать формат, установленный ФНС.

Поскольку документ достаточно сложный, на практике для разработки своих бланков компании и ИП чаще всего берут за основу типовые межотраслевые формы путевого листа, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78. Так же поступили и мы при подготовке этого материала.

Отрывной талон к путевому листу

Отрывные талоны нужны не во всех видах ПЛ, а только там, где для этого элемента предусмотрена конкретная функция — обоснование предъявления счета заказчику перевозки или работ, оказываемых с помощью спецтехники.

Талон в этом случае является подтверждением того, что конкретный исполнитель-собственник ТС:

В иных случаях в состав применяемой формы ПЛ отрывной талон не включают. Хотя это допустимо, если, например, получать талоны хочет постоянный контрагент-заказчик.

Талон вполне может быть заменен другими регламентными документами. Например, при перевозке груза достаточно оформить транспортную или товарно-транспортную накладную.

Еще одним фактом, говорящим о том, что отрывной талон — не самый важный элемент ПЛ, является отсутствие специальных указаний по его заполнению в НПА.

Изменения в путевых листах с 01.03.2023 в части отрывных талонов ничего не затронули. Правил заполнения по-прежнему нет. Поэтому, формируя талон (если это все-таки требуется), нужно исходить из того, зачем он понадобился, и из того, что внесено в сам ПЛ.

Например, алгоритм заполнения отрывного талона путевого листа может быть таким:

Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится

Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. В АС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.

Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.

Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.

Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.

Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считал ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.

Что изменилось в путевых листах с 01. 2023

С 1 марта 2023 года начал свое действие Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 (далее — Приказ N 390). Прежний аналогичный Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368 утратил силу несмотря на то, что изначально его срок действия устанавливался до 01.01.2027.

Приказ N 390:

Если электронный ПЛ применяется при приеме груза для перевозки, водителю или представителю перевозчика нужно предъявить ПЛ грузоотправителю для сверки. Предъявлять можно в электронной или в бумажной форме. Для предъявления в бумажном варианте электронный ПЛ распечатывается (создается бумажная копия ПЛ).

Порядок предъявления ПЛ грузоотправителю в 2023 году в электронном виде прописан в п. 1 ст. 10 Устава автомобильного транспорта, утв. Законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ. Последовательность действий такая:

Из правил формирования и ведения путевых листов исключили указание на необходимость ведения журнала их регистрации. Таким образом, с 01.03.2023 журнал учета ПЛ стал необязательным регистром. Хотя, если есть такое желание или необходимость, составители путевых листов могут продолжать его вести.

Сравнение старого и нового порядка формирования путевых листов в 2023 году мы сделали в материале Изменения в путевых листах с 2023 года

А в этой статье рассмотрим практические примеры заполнения путевых листов по новым правилам с 1 марта 2023 года.

Пример путевого листа легкового автомобиля после 01. 2023

Пример заполнения путевого листа с 01.03.2023 для легкового автомобиляExcel
Шпаргалка с пояснениями по заполнению путевого листа с 01.03.2023 для легкового автомобиля

В качестве примера возьмем ситуацию, когда ПЛ оформляется для легкового авто, используемого в служебных целях частной компанией.

У транспортного средства один водитель, и ПЛ выписан в одном экземпляре. Возможные вариации и указания на изменения в путевых листах с 01.03.2023 приведены в примечаниях к путевому листу:

Формулировки для указания вида перевозки и вида сообщения особо представлены в п. 7 и п. 8 Приказа Минтранса N 390.

Новыми правилами уточнен порядок внесения показаний одометра для случаев, когда на авто работает не один водитель. В нашем примере он один, а что делать в ситуации с несколькими —представлено в примечании на схеме:

Изменения в путевых листах с 1 марта 2023

С 01.03.2023 вступили в силу изменения в путевых листах по Приказу N 390. Они затронули как обязательные реквизиты путевого листа, так и правила их заполнения.

Изменения в обязательных реквизитах путевого листа

Посмотрим на новшества в сравнении:

Напомним, что в 2023 году владелец ТС, как и ранее, может включать в ПЛ на свое усмотрение иные сведения, если считает их необходимыми или того требуют особенности выполняемой перевозки. Главное — чтобы основные реквизиты, перечисленные в действующем приказе Минтранса (с 01.03.2023 это N 390), были все на своих местах в каждом ПЛ.

И еще несколько важных нюансов:

ПЛ по-прежнему допускается формировать в бумажном и электронном виде. Документ оформляет собственник ТС, а если транспорт передали в аренду с экипажем, ПЛ делает арендодатель.

Особенности правил заполнения путевых листов с 2023 года

По сравнению с правилами, действовавшими в 2023 году, изменений немного, и они не радикальные:

Порядок проставления отметок медработниками и техническими специалистами

Разберем порядок действий медицинских и технических специалистов при проставлении ими отметок в ПЛ, соответственно, о прохождении медосмотра водителем и проверке автомобиля. Ранее такого подробного порядка действий не было.

Отметки о состоянии водителя:

Отметки о состоянии авто:

Новые правила фиксации показаний одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку составлены по аналогии с порядком техосмотра. Показания одометра тоже вносятся в ПЛ лицом, уполномоченным на это решением руководителя компании или ИП (или самим ИП, если он совмещает обязанности водителя).

Свои записи показаний одометра уполномоченное лицо заверяет так же, как это представлено в памятке для техосмотра.

В случае оформления на одно ТС нескольких бумажных ПЛ показания одометра при передаче-приемке ТС заверяет принимающий водитель своей подписью от руки. А в такой же ситуации с электронными ПЛ заверить показания одометра при передаче авто может только то же уполномоченное лицо, которое заверяет их при въезде и выезде, применяемой для этого электронной подписью (п. 14 Порядка оформления ПЛ по Приказу N 390).

Ошибки в путевом листе и отказ в возврате НДС

Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист. Обращает на себя внимание случай, свидетельствующий об отказе ФНС в признании права ИП на вычет по НДС по той причине, что путевые листы были заполнены некорректно.

Речь идет об арбитражном деле № А65-20582/2013. Истец — индивидуальный предприниматель — купил автомобиль у ООО и оформил ряд подтверждающих документов — накладную и акт приема-передачи. Продавец выставил в адрес покупателя счет-фактуру, в котором был указан НДС. Также известно, что ИП оплатил машину за счет кредитных средств.

ИП, осуществив государственную регистрацию машины, подал в ФНС декларацию по НДС, в которой была указана сумма к вычету. Однако налоговики отказали ИП в вычете, посчитав, что машина куплена не для бизнеса, а для личных целей.

Покупатель автомобиля подал иск в арбитраж, намереваясь добиться в судебном порядке аннулирования решения ФНС. Но успехом его попытки не увенчались — суд в 3 инстанциях подтвердил правоту налоговиков.

В ходе слушаний ИП предъявил суду в качестве доказательства пользования автомобилем для целей бизнеса копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что данные источники не соответствуют требованиям приказа Минтранса, поскольку в них не было указано некоторых важных, по мнению суда, реквизитов. Кроме того, в ходе слушаний было установлено, что в акте приема-передачи автомобиля была ошибка в указании наименования ООО, которое продало ИП транспортное средство.

Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2022 — 2023 годах

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. Основной источник права, в котором утверждены бланки путевых листов для различных видов автомобильной техники, а также типов предприятий — постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Повторим, что применение этого документа не является обязательным, и владелец транспорта вправе сам разработать свой бланк путевого листа или, взяв за основу подходящую унифицированную форму, дополнить ее нужными реквизитами.

Но каким бы ни был применяемый владельцем транспорта бланк, он должен содержать обязательные для него реквизиты, его нужно утвердить в качестве используемого и заполнять, следуя рекомендациям приказа Минтранса № 368.

Путевой лист грузового автомобиля — пример заполнения после 01. 2023

Образец заполнения путевого листа с 01.03.2023 для грузового автомобиляExcel
Шпаргалка с пояснениями по заполнению путевого листа с 01.03.2023 для грузового автомобиля

ПЛ для грузового транспорта представим на примере мебельного фургона, принадлежащего фирме, выполняющей грузоперевозки по заказам.

Наш путевой лист выписан на один день и на одного водителя. Как следовало бы поступить, если бы ПЛ оформлялся на срок более одного дня — смотрите в примечании:

А если бы в течение этого дня по правилам внутреннего распорядка компании автомобиль мог использовать не один водитель, но при этом оформлялся один ПЛ, то в бланк нужно было бы добавить дополнительные графы для указания всех необходимых сведений о еще одном водителе. В том числе графы для указания задания и отметках о медосмотре для каждого водителя. Заполнять такие графы путевого листа с 01.03.2023 нужно по порядку, предусмотренному Приказом N 390.

По другим частям ПЛ для грузового авто существенных изменений c 01.03.2023 не произошло. Они формируются под индивидуальные задачи исполнителя и заказчика грузоперевозок и, при необходимости, по согласованию между ними.

Например, так в нашем примере выглядит отрывной талон путевого листа грузового автомобиля после изменений 2023 года:

Маршрутный лист для водителя или курьера

Как мы уже говорили выше, официально утвержденной формы маршрутного листа нет. Перечень обязательных реквизитов для этого документа также отсутствует. Поэтому каждая компания делает его под себя, включая именно те строки и графы, которые обеспечат достижение соответствующей документарной цели.

ВАЖНО! Если маршрутный лист используется для бухгалтерско-налоговых целей, он обязательно должен содержать все реквизиты первичного учетного документа, а также соответствовать иным требованиям ФСБУ 27/2021. Новый стандарт вступил в силу с 01.01.2022 года, но мог применяться и раньше, что следовало отразить в учетной политике организации. Статью о ФСБУ 27 вы найдете на нашем сайте. Пункт о том, что документы следует хранить только на территрии РФ вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в материале.

Обычно в состав реквизитов маршрутного листа включают следующие.

В «шапке» документа:

Далее следует таблица, описывающая маршрут, с указанием:

В заключительной части маршрутного листа целесообразно указывать дату и время его выдачи и проставлять подписи работников, выдавшего и получившего документ.

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Он действует с 01.01.2021. А с 01.09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

Кроме того, правила заполнения первички с 01.01.2022 регулируются ФСБУ 27/2021.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.

Выделим ключевые положения:

Подробнее об измененях в путевых листах с января 2021 года мы рассказывали здесь.

О порядке заполнения журнала учета путевых листов, читайте здесь.

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Нужен ли путевой лист ИП? На эту тему рассуждают эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Ответ эксперта.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Способ заполнения соответствующего документа законодателем не определен — необходимые данные можно вносить в него как ручкой, так и на компьютере.

ВАЖНО! С 2023 года вводятся в действие электронные путевые листы. Подробнее об этом мы писали в материале. А с 1 марта 2023 года порядок выписки путевых листов меняется.

Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Срок действия изменений по путевым листам

Приказ N 390 имеет ограничения по сроку действия. Новшества и правила, о которых мы рассказываем в этой статье, действуют с 1 марта 2023 года по 1 марта 2029 года.

Впрочем, предыдущий порядок по Приказу Минтранса от 11.09.2020 N 368 должен был действовать до 2027 года. Однако уже в 2023 году мы рассматриваем изменения. Поэтому нет гарантий, что что-то еще не поправят до 2029 года. Мы будем следить за изменениями и оперативно актуализировать информацию.

Кто и для чего использует маршрутные листы

Оформление маршрутных листов в организации может преследовать разные цели. Как правило, их составляют:

Основными «пользователями» этих документов являются:

Является ли маршрутный лист подтверждением расходов на оплату проезда по платным автодорогам? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать мнение экспертов.

Может работать с маршрутными листами и другой персонал.

Маршрутный лист и путевой лист — два разных документа

Путевой лист — это документ, который используется для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Он составляется по требованию закона. Эксплуатация ТС без путевого листа в большинстве случаев запрещена. В частности, без путевого листа не допускается перевозка пассажиров и грузов. Перечень реквизитов и правила составления этого документа закреплены нормативно. А за его отсутствие полагается штраф.

Маршрутный лист — документ необязательный. Вопрос о введении его в свой документооборот компания решает добровольно, руководствуясь собственными целями и потребностями. Форму и реквизиты этого документа она тоже определяет сама. Путевой лист составляется только для транспортных средств, тогда как маршрутные листы могут выдаваться сотрудникам, перемещающимся на общественном транспорте, колесных средствах передвижения и даже пешком.

Итоги

Составлять или нет маршрутный лист, организация решает сама. Жестких требований ни к наличию, ни к форме этого документа в законе нет. Если вы решите, что вам такой документ необходим, то знаете, где можно найти бланк, отвечающий всем потребностям, независимо от того, оформляется этот документ для внутренних целей или для бухгалтерии.

Путевой лист — документ, который может иметь самостоятельно разработанную форму, но должен содержать ряд обязательных реквизитов и заполняться в соответствии с законодательно установленными требованиями. Нарушение порядка заполнения может привести к налоговым потерям для владельца транспорта.