Предупреждение должнику

Представьте себе два сценария:

Сценарий А. Уже неоднократно составлялись разговоры с одним из членов команды о низком качестве его работы. В попытке решить эту проблему было создано соглашение о необходимости повышать результативность. Но спустя несколько недель несмотря на тренировки с коллегами и поддержку со стороны руководителя, не произошло никаких улучшений. Что делать дальше?

Сценарий B. Один из представителей коллектива в рабочее время был застукан за просмотром фильма. Это напрямую нарушает Интернет-политику компании, и потенциально может привести к расхолаживанию атмосферы в команде. Тем не менее правила говорят, что вы не можете уволить сотрудника немедленно. Какие действия предпринять?

В сценарии А человек не смог продемонстрировать улучшение в исполнении ежедневных задач, не взирая на то, что для этого были созданы все условия. В сценарии B, поведение человека является абсолютно неприемлемым, и это должно быть признано всеми участниками коллектива.

В этих обеих ситуациях, можно выдать официальное предупреждение, являющееся одним из видов дисциплинарных мер, формально сообщающий подчиненному о грозящих последствиях, если поведение не улучшится. Последствия могут включать в себя и увольнение. Если человек не выполняет задачи на должном уровне или ведет себя неподобающе, возможно придется расстаться.

Официальные предупреждения, как правило, являются частью прогрессивной дисциплинарной процедуры организации, в которой руководитель дает людям возможности изменить поведение.

Если решение выдать предупреждение уже принято, необходимо учесть рекомендации, почерпнутые из практики многих менеджеров:

• Очень важно знать трудовое законодательство своей страны. • Трудовое законодательство часто сложно, имеет много причинно-следственных связей и правильный способ действий не всегда очевиден. Но ошибки могут дорого обойтись, отнимут много времени и плохо сказываются на репутации организации в обществе.

Таким образом, нельзя спешить при рассмотрении дисциплинарных вопросов, важно убедиться, что все процедуры следуют буке закона.

НАПОМИНАНИЕ-ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ

Напоминаем Вам, что на «___»__________________ __________г. задолженность по оплате предоставленных Вам жилищно-коммунальных услуг (перечислить каких) ______________________ составляет ______________рублей ______________копеек.

Срок просрочки оплаты предоставленных услуг составил более ____ месяцев.

В соответствии с п.1 ст. 153 ЖК РФ граждане и организации обязаны своевременно и полностью вносить плату за жилое помещение и коммунальные услуги.

При неоплате задолженности в срок до «__» _________ _______г., Управляющая организация (наименование)______________________ имеет право обратиться в суд за защитой своих прав. В этом случае, на Вас будут возложены дополнительные расходы (судебные издержки).

Оплату долга можно произвести по адресу:

______________________________________________, часы работы __________, тел.: _____________________

Дополнительные продукты ЖКХ:

Когда выдавать официальное письменное предупреждение?

Предупреждения, как правило, выдаются после прогрессии методов, придерживаясь которых можно помочь сотруднику понять, что конкретно исправить,и насколько серьезна проблема.

Эффективно показывает себе такая последовательность действий:

• Устное предупреждение; • Письменное предупреждение; • Официальное письменное предупреждение; • Прекращение сотрудничества.

Перед выдачей письменного предупреждения менеджеру важно обратиться к дисциплинарному кодексу организации. И только убедившись, что решение не имеет ни доли субъективной оценки и полностью совпадает с внутренними установками компании, можно начинать подготовку. Важно объективно подходить к такому решению, ведь некоторые вопросы не настолько значимы либо проявились впервые и ситуация может решиться простым устным предупреждением.

Однако некоторые проступкимогут быть весьма серьезными, и требовать сразу жестких мер, минуя устное предупреждение. Например, кража или угроза насилия.

Роковые ошибки при оформлении письменных предупреждений

— Выдача письменных предупреждений с помощью текстовых сообщений в чате, почте и по прочим рабочим средствам связи.

Конечно, это тоже способ решения задачи. И многие начинающие руководители, переживая за проведение процедуры, выбирают именно данный формат. Нотакой подход не профессионален. Подчиненный может сделать вид, что сообщения не получал и оспорить предупреждение, не осознав всей важности ситуации, и в результате попросту не исправиться.

— Выдача предупреждения через длительное время после проступка.

Это необходимо сделать сразу же после инцидента, чтобы избежать возможных проблем в будущем.

Выдача предупреждений (неважно, устное оно или письменное) это неприятная процедура для менеджера, она часто сопровождается стрессом или волнением. Но самое важное, что должен помнить управленец – это единственный инструмент, исправляющий систематичные нарушения дисциплины, отношение к работе, утерянную результативность. Если не обозначать сотрудникам того, что в их поведении что-то не так либо затягивать данные процедуры в коллективе формируется образ неверного поведения и данная ложка дегтя портит всю бочку меда. Предупреждения – это путь к исправлению и сохранению персонала, если они выдаются прогрессирующим методом.

Выдача устного предупреждения

Если устное предупреждение оправданно, оно редко переходит в формальные дисциплинарные процедуры и его достаточно, чтобы достичь желаемого результата. Как и в любой другой ситуации, до выдачи предупреждения, менеджер и все заинтересованные стороны должны действовать справедливо и давать возможность сотруднику разъяснить свое видение ситуации.

Как правило, устное предупреждение выдается в присутствии свидетелей, это дает два эффекта. Первый в том, что есть кому подтвердить сделанное замечание, а второй профилактика для остальных подчиненных.

При выдаче устного предупреждения руководитель должен убедиться, что работник понимает: — почему оно было выдано; — какие действия требуются для исправления ситуации; — будущие последствий, если не принять во внимание предупреждение.

Как пример можно рассмотреть следующий текст. « Анатолий, как вы знаете, Игорь сообщил мне, что вы обругали его во время чаепития сегодня в столовой (Определены обе стороны, указывается характер и дата, время и место совершенного преступления.) Я услышал ваше видение этой истории, и слышал мнение Игоря. Прекрасно, что вы смогли признать ошибку и извинились. Вместе с тем такое поведение противоречит дисциплинарному кодексу компании. Сейчас я даю вам устное предупреждение в присутствии коллег и напоминаю, что ругать своих коллег по какой-либо причине неприемлемо и недопустимо. Вы предупреждены о необходимости исключить нецензурные или оскорбительные выражения в отношении любого лица в этой компании.(Это говорит виновному, что он должен сделать, чтобы исправить ситуацию.)

Предупреждение действует в течение 3 месяцев,(это обозначает,сколько времени дается на исправление вопроса), и если выне примите во внимание данное предупреждение, то будут применены более строгие дисциплинарные методы. ( Это показывает, что произойдет, если инцидент повторится). Как вы поняли, что я имел ввиду, говоря о предупреждении, и что произойдет, если вы не исправите поведение?» (Это гарантирует отсутствие недопонимания со стороны виновного.)

После выдачи предупреждения менеджеру необходимо записать в своем ежедневнике или ином подходящем месте, где информация сохранится на будущее, что предупреждение было выдано, дату и время, причину и срок его действия.

Нет смысла размещать в личном деле информацию об устном предупреждении, так как проступок не настолько важен и решается в рамках коллектива. Если в течение испытательного срока рецидива аналогичного поведения не произойдет, примечания, сделанные менеджером в своем дневнике, могут быть удалены.

Если же устное предупреждение выдавалось и ситуация не поменялась, то пора приступать к более кардинальным шагам и начать подготовку письменного предупреждения.

Предупредительное письмо руководителю организации

Целью письма является оповещение руководителей предприятий крупного, среднего и малого бизнеса, а также сотрудников, обслуживающих софт в таких организациях (системных администраторов) о таком явлении как компьютерное пиратство, о рисках предприятий, руководителей и сотрудников, связанных с использованием в производственной деятельности предприятия нелицензионных программных продуктов.

Существует несколько причин, почему НУЖНО ОТКАЗАТЬСЯ от использования нелицензионных программных продуктов, будь то диски с играми или диски с программами.

Моральные аспекты компьютерного пиратства.

Прикрываясь лозунгами борьбы за «свободу и дешевизну» программного обеспечения, пираты сами ничего не разрабатывают, а лишь наживаются за счет программ, созданных другими. Использование плодов чужого труда – воровство в неприкрытом виде. Компьютерные программы не являются товарами первой необходимости, их воровство не может быть оправдано низким уровнем благосостояния отдельных слоев общества.

Социальная опасность пиратства.

Вопреки обыденному пониманию, пиратство наносит ущерб не только правообладателям, но и всему обществу в целом. Во-первых, теневые доходы от пиратства являются важным источником финансирования криминальных структур. Не исключено, что деньги, уплаченные за пиратский диск, пойдут на формирование экстремистских групп, покупку оружия и наркотиков. Во-вторых, деятельность пиратов тормозит развитие софтверной отрасли, что влечет за собой, не востребованность молодых специалистов и рост безработицы, отставание в конкурентной борьбе с западными фирмами. В-третьих, в отличие от легальных производителей, пираты не платят налоги, а значит, недофинансируются программы по реформированию образования, здравоохранения.

Фирмы-производители программного обеспечения устанавливают защиту на программу, в результате взлома которой может потеряться часть программного кода, и продукт частично перестанет работать. Нередко «взломщики» – это люди, которые из-за лени или спешки не доделывают до конца свое дело. Очень часто они при изменении кода программы не проверяют ее чистоту, т.е. не ликвидируют программные ошибки, не проверяют на зараженность вирусом. Им нет смысла тратить на это дополнительные деньги и усилия – диск все равно будет продан за минимальные деньги без проверки. В лучшем случае у потребителя не заработает часть программы, в худшем — вся информация может быть уничтожена, испорчена или станет доступна посторонним через Интернет.

Иногда на диске с игрой или программой (сборником программ) бывают вирусы или нерабочие программы. Конечно, продавец заменит диск, но не отдаст деньги обратно. А ведь диски, как правило, диски из одной и той же партии. Следовательно, ошибки, присутствующие на одном CD, есть и на других дисках.

Пираты ничего не гарантируют, т.к. сам договор с ними изначально неправомочен и основан на нелегальной поставке программ и систем. Их нельзя привлечь к ответственности за причиненный вред в результате продажи некачественного продукта.

Даже самая маленькая фирма за год своей работы накапливает довольно значительный объем информации, и ее потеря в результате «ошибок» взломщиков может стоить гораздо больше, чем лицензионный качественный продукт.

Поддержка при использовании продукта.

У пиратской продукции отсутствует техническая поддержка, то есть консультации, разъяснения, обновления и т.д., которые в условиях постоянно меняющегося законодательства ведут постоянный бухгалтерский учет, учет кадров, зарплаты и т.д. и в связи с этим имеют обширные базы данных, нуждающиеся в новых формах отчетности. Пираты не успевают за изменениями в законодательстве, а использование устаревшей информации при принятии решений может означать для Вас значительные финансовые и временные потери.

Большинство экономических программ для их эффективного использования требует квалифицированной настройки и сопровождения, что исключается при использовании ворованных программ, которые не комплектуются необходимой документацией, не обеспечиваются необходимой технической поддержкой. Пока организация использует нелегальную копию программного продукта, она целиком зависит от недокументированных знаний отдельных «умельцев». Любой конфликт с таким исполнителем чреват тем, что организация остается наедине с запароленными базами данных или умышленно выведенными из строя программными модулями. Восстановить которые может только сам «обиженный».

Использование на предприятии нелицензионных (контрафактных) экземпляров программного обеспечения и баз данных для ЭВМ является неправомерным и преследуется по закону. (ст.ст. 146, 272, 273 УК РФ).

Правоохранительными органами постоянно проводится работа по выявлению и пресечению фактов распространения и использования нелицензионного (контрафактного) программного обеспечения и неправомерного доступа к компьютерной информации.

Над фирмой и ее руководством не может постоянно нависать опасность привлечения к ответственности.

Рекомендуем Вам убедиться в том, что на Вашем предприятии используются только лицензионные программные продукты.

Руководитель, допуская использование нелицензионных программ, подвергает себя и свое предприятие определенным рискам:

Легальный бизнес не может работать на нелегальном софте.

Возврат к списку

Подготовка к выдаче письменного предупреждения

Перед тем как создать письменное предупреждение необходимо собрать всю необходимую информацию, касающуюся работника и беспокоящего вопроса. Анализ информации позволит оценить целесообразность такого решения и написать подробное, эффективное предупреждение.

Оценивается информация: • даты и времени каких-либо нарушений. • любые разговоры или предыдущие устные предупреждения об этой проблеме. • старые документы, которые были подписаны сотрудником, отражающие его согласие с условиями компании, а также иллюстрирующие их нарушение них.

Разговор с работником

Перед оформлением письменного предупреждения проводится конфиденциальная беседа с нарушителем. Встреча позволяет глубже понять ситуацию и справедливо принять решение перед столь важным шагом. Разговор может показать, что этот вопрос был недоразумением, и не требуется никаких дополнительных действий.

Подтверждение ответственного за решение вопроса

Определить, действительно ли выдача предупреждений этому сотруднику входит в непосредственные обязанности. В крупных организациях не всегда ясно кто должен брать на себя эту ответственность, особенно если работник имеет несколько руководителей.

Как правило, подобные «письма» выдает непосредственный руководитель, но в некоторых случаях решение о выдаче предупреждения может быть принято на собрании группы менеджеров.

Написание предупреждения

1. Хоть требования среди организаций могут отличаться, есть ряд общих элементов, входящих в каждое официальное письменное предупреждение. Для создания информативного и эффективного письменного предупреждения важно: • Включить имена всех участвующих сторон. • Описать характер проступка. • Указать дату и время нарушения. • Разъяснить детали о предварительно выданных предупреждениях, периоде, времени и участвующих сотрудников. • Включить выданные работнику инструкции для исправления ситуации. • Прописать озвученные последствия этого нарушения, а также последствия будущих проблем.

2. Изъясняться максимально конкретно. Четкие и краткие детали предупреждения помогут точно передать претензию и позволят сотруднику быстрее исправить поведение, воизбежании правонарушений в будущем.

Предупреждения должны ясно дать понять, что произойдет, если поведение работника не скорректируется. Например: «Если произойдет повторное нарушение, будет выдано последнее предупреждение перед увольнением».

3. Доставить письменное предупреждение лично. Хоть оно и написано, отправлять его электронной почтой или иным способом бессмысленно, так как полностью пропадает серьезность обозначенного происшествия.

Передавая предупреждение во время частной встречи с работником, есть возможность еще раз расставить правильные акценты и ответить на вопросы. Это особенно важно, если сотрудник результативен и есть цель сохранить его в компании. Начав встречу можно указать на положительные моменты его работы, и только потом сосредоточиться на отрицательном ходе событий.

4. Убедиться, что сотрудник понимает предупреждение. После того как предупреждение написано и передано подчиненному, важно обсудить его условия (продолжительность, причину, ожидаемые поведение и срок исправления).

Большинство письменных предупреждений подписываются, а перед этим берется согласие с условиями договоренностей. Гуманно, если работнику разрешают оспаривать такие решения. Как ни крути, невозможно быть застрахованным от изначально неверной трактовки событий и информации.

Пример письменного предупреждения

«Ведущему специалисту службы доставки Артемию Терехову

Ранее с вами проводились беседы для восстановления дисциплины. Ссылки на проведенную работу можно найти в приложении. ( Делается ссылка на вышеуказанное дисциплинарное производство, в котором предъявлены обвинения в неподчинении). Вы неоднократно оставляли рабочий грузовик на обочине дороги рядом со своим домом после поздних доставок продукции клиентам. На просьбы и предупреждения о необходимости парковки на охраняемой территории вы не реагировали, аргументируя поведение удаленностью автостоянки и особой значимостью исполняемых заказов.

В ночь на 27 марта 2017 года вы повторно отказались выполнять данное условие работы. В результате в ночное время был украден аккумулятор грузовика, припаркованного во дворе. Этот факт нанес компании финансовый ущерб на покупку новой батареи. ( Работник был идентифицирован и дата, время, место и характер преступления четко указано.)

Вы признали свою вину и должны четко понимать, что неподчинение требованию рассматривается как серьезный проступок, и не может допускаться дальше. ( Работник проговорил, что считает это серьезным вопросом.) Настоящим вы предупреждаетесь, что при парковке рабочего автомобиля на необорудованных специально для этого местах в течение испытательного срока, вы будете подвергнуты более строгим мерам дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения.

Вы должны воздерживаться от совершения каких-либо актов неправомерных действий в ходе вашей работы на эту компанию. Данное предупреждение действует в течение 6 месяцев с даты составления настоящего документа. ( Сотрудник также рассказал, какие действия от него требуется, чтобы исправить ситуацию.)