Как сделать чтобы квитанции приходили на электронную почту

Из нашей статьи вы узнаете:

Документооборот уходит от бумаги, все действия переходят в онлайн. Реализовать это возможно и при работе с кассой. № 54-ФЗ разрешает передавать чеки на бумаге и в цифре. В материале разбираемся, когда можно заменить бумажные чеки на электронные, как на практике передавать их покупателям и что нужно для организации работы.

Электронный чек

Это привычный кассовый документ в цифровом формате. Он имеет такую же силу, как обычный чек.

Статья 1.2 № 54-ФЗ обязывает продавца фиксировать приобретение товара или услуги посредством онлайн-кассы. Это действие подтверждается фискальным документом на бумаге или в цифровом виде.

Как покупатель получит цифровой чек:

Если продавец передал электронный чек, то он вправе не распечатывать его аналог на бумаге. Это правило действует для любых торговых точек и вне зависимости от того, какие товары/услуги она реализует.

Чтобы покупатель получил электронный вариант ФД, надо спросить у него телефонный номер или адрес почты. Сделать это нужно до того, как будет проведен расчет через кассу. Это условие прописано в законе. Обязанность направить документ в цифровом виде возложена на кассира и платежного агента.

Процесс можно упростить и автоматизировать через программу ОФД. Для этого бизнес заключает с оператором договор. Отправка СМС будет платной. Выгоднее купить пакет СМС. А вот направление на e-mail осуществляется бесплатно.

Создание рассылки платежных документов (квитанции, ЕПД)

Сервис предоставляет возможность отправлять электронные письма, содержащие как текст, так и вложения. При отправке писем по электронной почте будет доступна статистика по каждому письму: доставлено, просмотрено, прочитано.

Активация сервиса описана в инструкции: для локальных пользователей, для облачных пользователей.

Отправка осуществляется в два шага:

1. Сохранить квитанции.

Нажмите на кнопку «Сохранить для отправки» после формирования квитанции или ЕПД.

Сохраненные квитанции можно увидеть в лицевом счете на вкладке «Платежные документы».

2. Отправить все подготовленные документы одной рассылкой.

Рассылка осуществляется на стороне сервиса SendPulse

Откройте раздел «Расчеты» и перейдите в раздел «Рассылка», ссылка «Рассылка платежных документов».

Подробное описание каждой вкладки приведено в руководстве пользователя.

На вкладке «Основное» указан текущий расчетный период.

2. Переходим на вкладку «Адресная книга».

Выбираем список лицевых счетов, по которым необходимо сделать рассылку.

По умолчанию доступны три предопределенных списка, с помощью кнопки «Создать и заполнить» можно создать свой список лицевых счетов.

Если квитанции не были сформированы ранее, их можно сфомировать с помощью кнопки «Подготовить ПД».

В открывшейся форме нужного отчета необходимо нажать «Сохранить для отправки».

Далее возвращаемся в рассылку нажимаем кнопку «Сформировать рассылку».

В открывшемся документе «Рассылка» необходимо указать:

При нажатии на гиперссылку «Запланировать дату рассылки» можно настроить отложенную отправку и указать, когда именно нужно начать рассылку. После установки даты нужно нажать кнопку «Отправить».

После отправки в документе «Рассылка» доступна статистика: сколько писем доставлено, просмотрено, какие письма не были отправлены (был неверно указан адрес или отсутствовало вложение). А также в табличной части по каждому документу отражен статус, дата и время получения, открытия.

С помощью кнопки «Обновить статистику» можно обновить информацию по отправленным письмам.

Инструкция вам помогла?

Как мы можем улучшить инструкцию?

15 декабря 2020 в 12:50

Повысить собираемость платежей можно не только с помощью повышения качества оказываемых услуг и выполняемых работ, но и через предложение альтернативных вариантов доставки квитанций за ЖКУ. Особенно актуально в домах, где большое количество собственников, не проживающих в обслуживаемом доме, и ехать за квитанцией нецелесообразно.Отправка квитанций за ЖКУ по e-mail предусмотрена ЖК РФ

Способы отправки платежных документов за ЖКУ предусмотрены в ч. 2 ст. 155 ЖК РФ.

Классическим вариантом является формирование платежного документа в бумажном исполнении (п. 1 ч. 2 ст. 155 ЖК РФ). А вот место доставки такого документа не регламентировано. Экспертное сообщество в ЖКХ признает, что доставка квитанций по почтовым ящикам является правовым обычаем (сложившееся и широко применяемое поведение в определенной сфере). Определение правового обычая содержится в ст. 5 ГК РФ,

Работая с обращениями граждан, я не один раз встречал требования по доставке платежных документов непосредственно в руки потребителей и желательно под роспись. Рассматривая такие обращения, сошлитесь на вышеуказанные положения и выводы.

Второй вариант предоставления квитанций за ЖКУ — электронное исполнение квитанции или информации в электронном исполнении, которой достаточно для расчета и оплаты за ЖКУ.

Предусмотрено несколько вариантов электронной доставки платежных документов:

Электронное исполнение платежных документов предусмотрено п. 2 ч. 2 ст. 155 ЖК РФ. Многие специалисты даже не знают, что можно направлять платежный документ по e-mail и это будет считаться официальным представлением платежных документов. При прочтении п. 2 ч. 2 ст. 155 ЖК обращают внимание лишь на указание ГИС ЖКХ, считая, что далее по тексту также говорится речь о ГИС ЖКХ и можно не дочитывать до конца.

Можно ли полностью перейти на доставку квитанций по электронной почте?

Положения ч. 2 ст. 155 ЖК РФ сформированы таким образом, что УО (ТСЖ, ЖСК и др.) не могут выбирать между предоставлением в бумажном или в электронном исполнении. УО обязаны предоставить квитанцию двумя способами, которые указаны в  ч. 2 ст. 155 ЖК РФ.

При этом, в обязательном порядке необходимо выгружать информацию о начислениях в ГИС ЖКХ в силу ч. 2.1. ст. 155 ЖК РФ, п. 9 раздела 10 совместного приказ Минкомсвязи и Минстроя от 29 февраля 2016 г. № 74/114/пр.

Направление платежного документа по электронной почте не отменяет предоставление платежного документа в бумажном исполнении и выгрузки информации в ГИС ЖКХ, а является элементом повышения собираемости платежей и роста лояльности потребителей ЖКУ.

Как оформить получение квитанций за ЖКУ по электронной почте

Получите от собственника заявление о получении платежных документов на оплату за ЖКУ через электронную почту.

Мы разработали шаблон заявления, который поможет в дальнейшем и в работе с неплательщиками.

Что следует учесть в заявлении:

Порядок и способы обработки персональных данных прописываются в положении о персональных данных, которое следует разработать в каждой организации. Если персональные данные получаете в автоматизированном виде через форму на сайте в сети Интернет, то положение о персональных данных размещается на сайте.

После получения согласия, можете направлять платежные документы по электронной почте.

Можно ли отказать в предоставлении квитанций по электронной почте?

Вы не обязаны представлять платёжные документы по электронной почте, если сами этого не делаете. Законом предусмотрена возможность(право) направлять их посредством  электронной почте, а не обязанность. Поэтому, в отсутствии у организации такой возможности и нежелании работать по электронной почте, можно смело отказывать собственникам на их просьбы. Но имеет ли в этом смысл, если плюсы от направления в электронном виде квитанций очевидны.

Сбербанк открыл сервис получения квитанций за услуги ЖКХ в цифровом виде

Сбербанк предложил заменить бумажные квитанции за ЖКХ на цифровые и отправлять их по электронной почте. Услуга уже действует в ряде регионов России, и клиентам банка она будет доступна, если их поставщик коммунальных услуг подключил соответствующий сервис

Цифровизация платежек

Сбербанк запустил новую услугу по замене классических бумажных квитанций на оплату услуг ЖКХ на виртуальные аналоги. Как сообщили CNews представители банка, теперь его клиенты могут начать получать их по электронной почте.

Опция появилась в сервисе «Электронный счет» в «Сбербанке онлайн» – она доступна в его веб-версии через браузер компьютера, ноутбука или мобильного устройства. В банке также заверили, что ее можно найти и в составе мобильного приложения «Сбербанк онлайн» под Google Android и Apple iOS.

Кому доступна новая опция

По состоянию на 17 ноября 2020 г. воспользоваться возможностью получения квитанций за коммунальные услуги могут только жители Челябинской и Удмуртской областей. Со временем список поддерживаемых регионов будет расширяться.

Сбербанк хочет оставить бумажные квитанции в прошлом

Доступность сервиса также напрямую зависит от поставщика коммунальных услуг. Ему нужно подключить соответствующий сервис в Сбербанке, чтобы такая опция стала доступна жителям домов, которые он обслуживает.

Если все условия выполнены, то пользователю остается только выбрать в «Сбербанке онлайн» опцию «Получать квитанцию ЖКХ на e-mail» и указать свой электронный адрес в соответствующем поле.

В настоящее время неизвестно, смогут ли потребители, активировавшие отправку квитанций по электронной почте, вернуться к бумажной версии платежек. На вопрос CNews о возможности получения обоих видов квитанций одновременно представители Сбербанка на момент публикации материала ответить не смогли.

Для чего все это нужно

По словам Кирилла Дмитриева, руководителя дивизиона «Платежи и переводы» Сбербанка, цифровизация окружающего мира не только делает его более удобным, но и снижает негативное воздействие человека на природу. «В частности, это позволяет уменьшить объемы лесозаготовок», – отметил он.

Кирилл Дмитриев также подчеркнул, что замена бумажных квитанций виртуальными, отправляемыми на электронную почту, позволит поставщикам коммунальных услуг сократить свои расходы. По его подсчетам, на печать каждой платежки и ее доставку до потребителя они тратят от 5 до 10 руб.

Сбербанк осваивает рынок платежей за ЖКХ

Сбербанк на протяжении нескольких лет развивает собственный сервис по оплате услуг ЖКХ. Например, в октябре 2019 г. банк начал принимать такие платежи через онлайн-кассу в удаленных и малонаселенных пунктах. Новая опция запускается в первую очередь в тех сельских магазинах, которые уже сейчас выдают наличные с банковских карт.

Миграция с западных СУБД: почему open source – не выход?

Прием платежей производится с помощью чтения штрихкода с квитанции оплаты услуг или выбора получателя из списка в онлайн-кассе магазина. Клиенту в подтверждение факта оплаты выдается чек, аналогичный чеку в офисах банка.

В конце декабря 2019 г. в «Сбербанк онлайн» появилась возможность оплатить ЖКХ вовсе без использования квитанции, которая может не всегда быть под рукой. Приложение позволяет внести платеж путем указания адреса, по которому будет производиться оплата – нужно выбрать необходимые город, улицу, дом и квартиру.

Вместе с этим у Сбербанка есть функция автоматического платежа за ЖКХ. Автоплатеж позволяет вносить деньги за охрану, интернет, городской телефон, газ, электричество, воду и т. д. Комиссия составляет от 0 до 1% и не превышает 500 руб.

В сентябре 2020 г. «дочка» Сбербанка «Цифровые технологии» получила долю в 5% в компании «Умный житель». Одноименный сервис проекта связывает граждан и так называемые управляющие компании, позволяя автоматически собирать информацию со счетчиков ЖКХ и оплачивать счета.

Сергей Крамаренко, Альфа-Банк: Будущее — за использованием искусственного интеллекта в сфере ИБ

Инвестиции Сбербанка в проект составили 6 млн руб. Жильцам этот сервис дает возможность проводить онлайн-голосование, общаться с УК, заказывать услуги по дому, а также получать информацию с умных счетчиков, проводить оплату и передавать данные УК.

Второй вариант предоставления квитанций за ЖКУ — электронное исполнение квитанции или информации в электронном исполнении, которой достаточно для расчета и оплаты за ЖКУ.

выгрузка информации о размере оплате, задолженности в ГИС ЖКХ или иной информационной системе;

предоставление платежного документа по адресу электронной почты потребителя услуг;

выгрузка платежных документов через информационные терминалы (киоски), используемые конкретной организацией ЖКХ.

Положения ч. 2 ст. 155 ЖК РФ сформированы таким образом, что УО (ТСЖ, ЖСК и др.) не могут выбирать между предоставлением в бумажном или в электронном исполнении. УО обязаны предоставить квитанцию двумя способами, которые указаны в ч. 2 ст. 155 ЖК РФ.

Всё о том, как получать квитанции за ЖКХ на электронную почту и где в Интернете можно посмотреть сведения по оплате

Для современного человека комфорт является важным условие его существования. Исключением не стало и место его проживания. Электричество, горячая вода и т.п. это то основное, что помогает создать это условие.

Но все это не предоставляется даром. Если вы живете не в частном доме, то и цена за эти услуги будет соответствующая. Ее стоимость будет указана в ежемесячных квитанциях от управляющей компании или от компании, оказывающей соответствующие услуги.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Что делать, если не пришли сведения?

Часто случается, что квитанции не оказывается в почтовом ящике. Что делать, если она не пришла:

Для решения вашего вопроса одного звонка будет достаточно, чтобы в следующем месяце вы получили квитанцию ЖКХ.

Номера телефонов УК и расчетного центра, который выставляет вам квитанции вы можете посмотреть на квитанции за предыдущий месяц или спросить у соседей.

Где можно посмотреть?

Если вы не обнаружили квитанцию в своем почтовом ящике в начале месяца, то не стоит отчаиваться. Вы всегда можете узнать нужные данные следующими способами:

В своей управляющей компании (УК). Там можно узнать все начисления, внесенные в квитанции за услуги ЖКХ. Вы можете это сделать, обратившись в их отделение, либо позвонить по телефону. В современных домах контактные данные УК указаны при входе в подъезд или внутри на информационных досках.

Где ещё можно посмотреть квитанцию на оплату ЖКХ?

Внимание! Номер своего лицевого счета и другие необходимые данные вы можете найти в квитанциях за предыдущий месяц.

Как получить на электронную почту через расчетный центр?

Практически все УК понимают, что в будущем бумажные квитанции будут не актуальны. Поэтому уже сейчас появилась возможность получать квитанцию по оплате через Интернет в виде электронного письма. К тому же, это быстро, удобно и дешево.

На сайте вашей УК вы также найдете информацию по компаниям, с которыми заключены договора на обслуживание дома. В нашем вопросе, информационно-вычислительным обслуживанием (в т.ч. расчетами фактических показаний счетчиков и начислениями за жилищно-коммунальные услуги) занимается расчетный центр.

Например, в Свердловской области это Единый Расчетный Центр (ЕРЦ).

Подход в получении практически везде одинаков, но зависит от пожеланий самих центров. Как получать квитанции за ЖКХ онлайн на электронную почту? Рассмотрим пошагово, как получить доступ к этой функции через Интернет:

Важно! Перед тем как идти в офис РЦ для написания заявления, обязательно уточните необходимый список документов.

Как проверить онлайн?

Для того, чтобы получить любую информацию по начислениям за коммунальные услуги в режиме онлайн:

Как видите, проверить интересующую информацию онлайн не составит труда.

При любых вопрос звоните в УК, они вам обязаны помочь с любым вопрос, касающихся их деятельности.

Теперь вы знаете, как посмотреть сведения по оплате через Интернет.

Если нужно распечатать

Как уже говорилось, причин не поступления квитанций ЖКХ до вас может быть не одна. Если вы не доверяете электронным носителям или формируете свой бюджет, то вам необходимы бумажные подтверждения расходов.

Чтобы распечатать квитанцию для оплаты услуг ЖКХ необходимо:

Скачивание с Интернет-ресурсов

Действия здесь аналогичные тем, что мы рассматривали в предыдущих пунктах. Итак, чтобы загрузить квитанцию на свой ПК нужно:

Система ГИС

Все данные в сфере ЖКХ по своей недвижимости теперь можно посмотреть на государственном централизованном портале ГИС ЖКХ. Для этого нужно:

В современном мире есть много способов узнать необходимую информацию, в том числе и об утерянных квитанциях за оказываемые услуги. В большинстве из способов, вам не обязательно будет обращаться не посредственно в офис компании. Возникшие вопросы решаются удаленно, через интернет платформы.

Главное – вовремя платить за услуги, тогда можно спать спокойно.

Как можно получать документы на электронную почту

Получать квитанции за обслуживание ЖКХ дома или квартиры можно в электронном виде двумя способами:

Что потребуется, чтобы обратиться в «Единый расчетный центр»

Обратиться с подобной просьбой можно в любое отделение Единого расчетного центра. Заявление подается в письменном виде и оформляется в соответствии с требованиями закона. В заявлении необходимо указать информацию о поставщике, пользователе, жилом помещении, номер лицевого счета и электронный адрес.

Вместе с заявлением потребуется сдать копии:

Направить бумаги можно почтой, но желательно сдать их нарочно. Регистрируя заявление, сотрудник вправе потребовать предъявления оригиналов документов, поэтому важно иметь при себе оригиналы приложений или их нотариально заверенные копии.

Когда будут поступать платежки

Платежки будут приходить ежемесячно, в последние дни месяца. Дата получения первого письма зависит от времени подачи заявки:

После получения чека, его можно распечатать и предъявить в любую организацию, которая производит перевод средств. Либо можно оплатить услуги онлайн.

Когда перестают приходить счета

Плательщикам можно отказаться от автоматического получения счетов. Чтобы оформить отказ нужно пройти по указанному адресу и отменить автоматическую отправку.

В остальных случаях счета прекратят поступать:

Безосновательное прекращение направления писем не допускается. При образовании просрочки, плательщику следует связаться с сотрудниками центра и сообщить о неполучении чека. Если проблема не будет устранена в обговоренные сроки, то на работников организации можно подать жалобу.

Но гражданину не стоит ждать пока его жалоба будет рассмотрена, оплачивать нужно в установленные сроки.

В настоящее время расплатиться с большим количеством услуг можно онлайн. Теперь и платежные бумаги поступают на почту. Воспользоваться сервисом можно только после обращения в ЕРЦ.

После регистрации заявки, лицо будет ежемесячно получать расчетные справки. Также ему будет поступать информация, связанная с изменениями в нормативах и в законодательстве.

Как отправить чек покупателю в Штрих-М РМК (кассир мини)?

Для ввода данных клиента в режиме регистрации нажимаем на клавишу Сервис, выбираем пункт «Ввести адрес клиента».

Далее указываем телефон или email клиента. Телефон должен быть указан в формате +7( )

Вводим номер телефона и нажимает кнопку ОК.

Как отправить чек в Штрих-М Кассир 5 и Штрих-М Розничная торговля?

Для ввода данных клиента в режиме регистрации нажимаем на клавишу «Сервис» и выбираем пункт «Ввод данных покупателя».

Далее указываем данные клиента.

Бумажные и цифровые чеки

Хотя эти две разновидности ФД имеют равную силу, между ними есть разница по некоторым пунктам:

Если клиент решил, что ему удобнее электронный чек, но расчет уже совершен, то продавец не может переслать его. Но на этот случай на бумажном ФД есть QR-код. При его сканировании пользователь переходит в приложение ФНС, где хранится дубликат в цифре.

Настройка отправки копии электронного чека

Обращаем внимание, что для передачи данных у предпринимателя должна быть подключена данная услуга в личном кабинете ОФД.

Есть ли отличия электронного чека от его бумажной версии?

П. 4, ст. 1.2 ФЗ №54 приравнивает распечатанный электронный чек к его бумажной версии, т.е. он также является подтверждением покупки, как и бумажный чек, полученный при помощи ККТ. Однако это возможно, только если сведения бумажного чека и электронного абсолютно одинаковы.  Если все условия соблюдены, то распечатанный электронный чек можно использовать также как и бумажный, например, если вы возвращаете товар.

Может ли электронный чек заменить бумажный?

Закон обязывает продавца подтвердить факт расчета выдачей чека. Основным и общепринятым видом подтверждения является бумажный документ. Но пункт 2 статья 1.2 № 54-ФЗ разрешает заменить его электронным аналогом, если соблюдены перечисленные правила. Когда можно выдать электронный чек вместо бумажного:

Как отправить чек Frontol 5?

Вводим номер телефона и нажимаем ОК.

Наполнение электронного чека

Цифровой аналог включает ряд реквизитов. Они названы приказом ФНС № ЕД-7-20/662 и прописаны в статье 4.7 № 54-ФЗ. Их использование при формировании обязательно. Перечень реквизитов зависит от того, каким способом покупатель предпочитает получить документ.

Чек по СМС

Реквизиты здесь укладываются в ограниченное число символов, поэтому в них включены самые основные данные о покупке:

Чек, направленный по СМС, выглядит весьма лаконично:

Чек по электронной почте

Список реквизитов тут гораздо подробнее. Помимо сведений из СМС-сообщения, в него входит ряд дополнительных пунктов. В итоге список информации включает:

В состав входит QR-код, размер которого по закону не менее квадрата со стороной 2 см. При его сканировании пользователь получает доступ к основной информации о проведении расчета:

Также в чек надо включить следующие данные:

Чек, полученный покупателем на e-mail, выглядит так:

Если перейти по ссылке, то откроется его исчерпывающая версия:

Электронный чек при расчетах между юрлицами и ИП

В зависимости от того, между кем происходит расчет, в документе появляются иные реквизиты. Если участниками продажи с обеих сторон были юридические лица и индивидуальные предприниматели, то в состав документа надо внести эти сведения:

Если продажа прошла с помощью платежного агента, то это тоже надо отразить. Для этого в документ входят еще несколько обязательных реквизитов:

Чек при продаже маркированного товара

Если один из подрасчетных товаров имеет маркировку, то это обязывает продавца внести в документ несколько новых реквизитов:

По требованию покупателя, согласно №54-ФЗ, продавец обязан отправить электронную копию чека

На текущий момент сделать это можно при помощи:

Бесплатной является отправка на e-mail покупателя.  Что касается отправки по СМС, то в этом случае стоимость зависит от условий договора с ОФД.

П. 2, ст. 1.2 Федерального Закона №54-ФЗ обязывает продавца отправить покупателю кассовый чек, либо БСО (бланк строгой отчетности)  в электронной форме, в случае если покупатель потребовал это сделать и предоставил данные для их отправки (номер телефона или e-mail) до осуществления расчетов. Бумажный чек нужно выдавать в любом случае.

Ответственность

П. 6, ст. 14.5 КоАП РФ предусматривает административную ответственность в виде предупреждения, либо наложения штрафа:

на должностных лиц в размере 3 000 рублей;

на юридических лиц в размере 10 000 рублей.

Полная версия статьи об основных штрафах