1с программа ЖКХ для начинающих и Бухгалтерия в ЖЭКах и ЖКХ ТСЖ и ЖСК

В данной статье рассмотрим как настроить корректный расчет льгот в программе 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ ТСЖ и ЖСК 3.0.

Льготы тесно связаны со сферой ЖКХ и могут предоставляться жильцам:
Через социальную защиту напрямую на основе представленных отчетов о начислениях управляющей компанией (ТСЖ, ЖСК) в виде выплат.
(Наша компания разработала автоматическое заполнение данного отчета для органов соц. защиты Смоленской области, подробнее можно почитать в статье.)
Через управляющую организацию в виде скидок на услуги.

Для ведения учета льгот в программе выделен целый блок Льготы и скидки.

В нем выделяют 4 основных подраздела, с которыми и будем работать далее: Льготная категория, Установка льгот, Установка скидок и Расчет льгот.

В этой ​статье​ ​рассматриваем детально, как настроить начисление ​услуг по показаниям приборов учета.

Почему Простым решениям в этом вопросе можно доверять?

Делимся опытом: как настроить начисление услуг в 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК по требованиям законодательства? Рассмотрим на примере услуг, где начисления проходят по показаниям приборов учёта.

Услуга:​ ​Холодное​ ​водоснабжение
Создадим​ ​ее: Начисления​ ​услуг​ ​—​ ​Услуги​ —​ ​Создать
Выберем​ ​способ​ ​расчета:​ ​​По​ ​показаниям​ ​счетчиков
Вариант​ ​начисления​​: ​Ручная​ ​настройка

Работа в программе Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК, ред. 3.0 не обходится без смены собственника. Независимо от того, каким способом ведется учет собственников, смена собственника всегда сопровождается изменением Контрагента и договора.

Иногда изменение договора приводит к тому, что в одном лицевом счете остатки будут отражаться на двух разных договорах (на старом и на новом). Такие ситуации могут привести к разным сложным ситуациям, например, при начислении пеней или при выгрузке платежных документов на ГИС ЖКХ.

В этой статье мы:

«1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК» (сокращенно её называют — УВУК) – удобная программа, где реализована интеграция с ГИС ЖКХ. Поэтому всё больше управляющих компаний переходят на работу в ней.

Специалисты компании «Сканд» имеют большой опыт по переносу данных в «1С» из любых программ в УВУК – это самая трудоемкая и очень специфичная часть работы, которую стоит доверить программистам. Но дальше экономистам, бухгалтерам, расчетчикам и кассирам управляющих компаний придется самостоятельно работать с базой данных. Конечно, каждый специалист предварительно проходит обучение, но со временем что-то может забыться. А, может быть, в штате появился новый сотрудник, который еще не работал в 1С?

Чтобы сэкономить время на звонки и консультации, предлагаем изучить наш подробный видеокурс по работе в «1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК».

Урок 1. Знакомство с возможностями программы.

Урок 2. Изучаем объекты учёта, учимся добавить новые дома и квартиры, заполнить поля.

Урок 3. Лицевые счета. Объясняем на конкретных примерах, как завести новый лицевой счёт, заполнить поля, исправить долю собственности в помещении и многое другое.

Урок 4. Начисление: добавление услуг и настройка показаний, нормативов и тарифов, начисление пени, корректировка начислений и т.д.

Урок 5. Приборы учёта: добавить счётчик, ввести показания, произвести расчёт платы на ОДН и т. п.

Если вы всё еще работаете в старой программе – просто сравните, познакомьтесь с возможностями «1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК». Наш видеокурс поможет вам сделать выбор и принять решение.

Чтобы упростить себе жизнь и автоматизировать процесс ввода данных в ГИС ЖКХ и другие системы напрямую из учётной системы, рекомендуем заранее начать подготовку: на перенос данных, тестирование и освоение программы потребуется некоторое время. Подробная информация и пошаговая инструкция.

Формулы расчета услуги

Формулы для расчёта услуг зависят от того, есть ли в доме индивидуальные и коллективные (общедомовые) приборы учёта (Постановление Правительства РФ №344).

Есть коллективный ПУ, индивидуальные ПУ не во всех квартирах

В таком случае нужно использовать формулу №3. Для этого устанавливаем галочку «Использовать формулу №3 постановления №344 при наличии КПУ и частичном оборудовании помещений ИПУ»

Есть коллективный ПУ, во всех квартирах индивидуальные ПУ

В таком случае используем формулу 3.1 Постановления №344. Нужно установить галочку «Использовать формулу №3

постановления №344 при наличии КПУ и оборудовании всех помещений ИПУ». Плата за общедомовые нужды будет распределяться между квартирами, оборудованными ИПУ.

Нет коллективного ПУ

Если коллективного ПУ нет, нужно поставить галочку «Использовать формулу №15 постановление №344 при отсутствии КПУ». Тогда плата за содержание общего имущества в многоквартирном доме будет распределяться между жилыми и нежилыми помещениями пропорционально их площади.

В видео подробно рассказываем, как рассчитывать средний расход по приборам учёта

Поможем автоматизировать работу и настроить учет для ЖКХ в программе 1С-Рарус

В чем еще помогает 1С-Рарус для ЖКХ

Купить 1С для ЖКХ

Установка льгот

После того, как мы создали льготные категории, заходим в подраздел Установка льгот.

Здесь мы можем указать:

В первую очередь заполняем поле Лицевой счет.

По указанному лицевому счету программа автоматически заполнит таблицу информацией о жильцах.

Чтобы не возникло ошибок при проведении документа, жильцов, которым льготу предоставлять не нужно, из списка удалим

После того, как таблица заполнена, мы можем указать льготную категорию, дату, с которой предоставляется льгота, а также дату окончания предоставления льготы

При создании документа Установка льгот дата установки льготы приравнивается дате создания документа.

Если нам необходимо установить дату действия льготы предыдущим числом, то мы можем ее поменять вручную в столбце, указанном на рисунке ниже.

При необходимости мы можем указать документы-основания предоставления льготы. В программе возможно указать от 1 до 3 документов-основания, заведомо выбрав нужное количество в соответствующем поле (рисунок ниже).

Расчет льгот

Последним этапом настроек выступает проверка расчета льгот.

Расчет льгот производится из специального документа, который находится в разделе Льготы и скидки в подразделе Расчет льгот

Создаем документ текущим днем и указываем период, за который нужно начислить льготы.

Мы будем начислять льготы за январь

В данном документе можем выбрать объект (здание или лицевой), по которому нужно произвести расчет льгот, и услугу.

Если данные поля не заполнены, то расчет льгот будет произведен по всем льготникам, указанным в программе

Производим расчет льгот, нажав на кнопку Заполнить и рассчитать

Если программа расчет не произвела, то необходимо проверить настройки, рассматриваемые выше.

В первую очередь необходимо обратить внимание на даты, указанные в настройках.

Обращаем ваше внимание, что все настройки должны быть произведены, не позднее периода расчета льгот.

Корректировка взаиморасчетов в 1С

Корректировка взаиморасчетов производит изменения остатков по лицевым счетам в разрезе договоров.

Найти её можно в разделе Начисления услуг

Корректировка взаиморасчетов предлагает нам три вида операции:

Чтобы определить, какой именно вид корректировки взаиморасчетов подходит для нашего случая, зададим себе вопрос: “Есть ли долг или переплата у старого собственника по его договору?”.

Для ответа обратимся к Универсальному отчету.

Построим отчет, который поможет нам проверить текущие остатки по лицевому счету в разрезе договоров, а в дальнейшем сможет подсказать нам, верно ли были сделаны корректировки взаиморасчетов.

Для построения отчета зайдем в Отчеты — Универсальный отчет.

Построим отчет по регистру накопления с настройками, как на скриншоте ниже

Для примера рассмотрим лицевой счет 002. Мы произвели в нём смену собственника и данным отчетом проверим по нему остатки.

Видим, что остатки есть по старому и новому договору.

Собственник изменился, но долг на старом договоре остался.

Такая ситуация могла возникнуть по разным причинам. К основным причинам можно отнести:

В этих случаях остатки на двух договорах по одному лицевому могут привести к ряду трудностей.

Например, при начислении пеней. Если старый договор у нас остаётся с остатком, может возникнуть ситуация, при которой на старом договоре у нас лежит долг, а на новом договоре образуется переплата.

В такой ситуации Зачет авансов по услугам ЖКХ не сможет зачесть долг и переплату. Это связано с тем, что остатки находятся на разных договорах.

Важно! В карточке расчета или в отчете по начислениям и долгам мы не увидим по лицевому счету долг. В отчете мы увидим общий остаток по лицевому счету, то есть в нашем случае по лицевому счету мы увидим переплату.

При этом по старому договору у лицевого счета есть долг, и на этот долг программа произведет начисление пеней.

Такая ситуация может вызвать сложности и при загрузке ГИС ЖКХ: задвоение договоров приведет к задвоению услуг при выгрузке платежных документов.

Чтобы избежать этих и многих других сложностей, необходимо правильно определить необходимый вид корректировки.

Таким образом исходя из отчета мы определили, что по старому собственнику в нашем примере остаток есть.

Теперь с помощью схемы ниже определим, что дальше делать.

Перенос задолженности

Рассмотрим корректировку взаиморасчетов с видом Перенос задолженности.

Создадим документ Корректировка взаиморасчет и выберем вид операции Перенос задолженности, как на скриншоте ниже.

Такая корректировка позволяет перенести долг с одного лицевого счета на другой или перенести остатки в рамках одного лицевого счета с одного договора на другой.

В строке Дебитор в документе устанавливаем лицевой счет, с которого будет производится перенос остатков.

В строке Кредитор указываем лицевой счет, на который необходимо перенести остатки.

В случае, если мы переносим остатки в рамках одного лицевого счета со старого договора на новый (как сейчас), то строки Дебитор и Кредитор будут заполнены одним лицевым счетом.

Рядом со строкой Кредитор также указываем договор, на который мы хотим перенести остатки. В нашем случае — это Новый договор (скриншот ниже).

После того, как все данные заполнены, нажмем кнопку Заполнить.

Документ заполнится данными на вкладках Увеличение и (или) Уменьшение долга.

В нашем примере документ заполнился на двух вкладках.

Далее, если нам необходимо произвести перенос всего остатка, проводим документ и производим повторную проверку остатков.

В случае, если нужно перенести только часть остатка, необходимо удалить лишние строки и оставить то, что хотим перенести. При этом сумма может быть отредактирована вручную.

После того, как перенос произведен, построим Универсальный отчет и проверим остатки.

Важно! Универсальный отчет необходимо строить за месяц, в котором была произведена корректировка.

В начале периода необходимо указать день, следующий за днем проведения корректировки

Видим, что остатки старого договора перенесены на новый и равны отчету по начислениям и долгам.

На лицевом счете после корректировки видим один договор.

Списание задолженности

Рассмотрим корректировку взаиморасчетов с видом операции Списание задолженности.

Такая корректировка позволяет списать задолженность. У этого вида операции есть собрат — Корректировка начислений. Они очень похожи между собой, но в отличии от корректировки начислений, корректировка взаиморасчетов позволяет производить списание задолженности в разрезе договоров — то есть можем списать долг со старого договора, не затрагивая при этом новый.

Списание задолженности может помочь нам списать долг или аванс со старого собственника, не затрагивая при этом начисления и оплаты нового.

Для выполнения этой корректировки нам достаточно указать лицевой счет и нажать на кнопку Заполнить, как в операции, рассмотренной выше.

Далее просмотрим вкладки Увеличение и Уменьшение долга.

В нашем случае автоматическое заполнение произошло не только по старому договору, но и по новому

Чтобы списание остатков произошло только по старому договору, удалим на двух вкладках строки с новым договором.

После списания долга, построим Универсальный отчет и проверим остатки в разрезе договоров.

Видим, что остатки старого договора были списаны корректировкой.

На лицевом счете остался один договор с корректным остатком.

Таким образом мы разобрались с корректировками взаиморасчетов в программе.

Если вы считаете, что у вас есть признаки некорректных взаиморасчетов:

советуем построить Универсальный отчет в разрезе договоров и проверить, возможно на лицевые счета заведено несколько договоров.

Возможно, за время ведения учета, накопилось много лицевых счетов с такой проблемой, и тогда исправление взаиморасчетов вручную займёт большое количество времени и сил. Поэтому мы создали обработку, которая переносит остатки с неактуального договора на текущий.

Если вам необходима помощь в данном вопросе, вы можете обратится к нам и приобрести её, а также получить нашу консультацию по вопросам работы в программе.

Коммунальные расходы на содержание общедомового имущества можно начислять по суммарному индивидуальному расходу, по распределению на лицевые счета или по тарифам (Постановление Правительства РФ N 603).

1. Суммарный индивидуальный расход для расчета КР на СОИ — это сумма индивидуального, нормативного и среднего потребления.

2. Распределение на лицевые счета. Плата за содержание общего имущества распределяется между потребителями пропорционально площади принадлежащих им помещений — жилых и нежилых.

3. Распределение по тарифам определяет, как нужно распределять разницу между расходом коллективного прибора учета и суммарным индивидуальным расходом по тарифам и может принимать следующие значения:

Суммарный расход — на лицевые счета распределяется суммарный расход по всем видам тарифа коллективного прибора учета

По каждому виду тарифа отдельно — распределение на лицевые счета происходит по каждому виду тарифа коллективного ПУ отдельно.

Такое распределение будет использоваться только в случаях, когда тарифности коллективного ПУ и индивидуальных ПУ совпадают. Объем расхода для распределения определяется как разница расхода коллективного прибора учета и суммарного индивидуального расхода по каждому виду тарифа отдельно. Распределение полученных разниц происходит строго по видам тарифа.

Распределить отрицательный расход на ОДН

Если есть домовой счетчик, можно распределять отрицательные коммунальные расходы на содержание общего имущества. Их объем может быть отрицательным,  если в квартирах, не оборудованных приборами учета, реальный расход меньше нормативов.

При получении отрицательного объема, излишне собранные денежные средства должны распределяться между собственниками. ( Постановление Правительства РФ от №354).

Ограничить распределяемый расход нормативом потребления

Объем коммунальных расходов на содержание общего имущества не может превышать объем услуг, рассчитанный исходя из норм потребления (Постановление Правительства РФ № 354).

Льготная категория

Начнем настройку с создания льготных категорий.

Они позволят нам в программе объединить льготников в условные группы и для каждой из них установить систему скидок.

Заходим в подраздел Льготная категория.

Нажимаем на кнопку Создать.

Даем наименование льготной категории и сохраняем (как на рисунке ниже)

Установка скидок

Следующий этап настроек – Установка скидок.

Данный этап является наиболее объемным, так как скрывает много нюансов и тонкостей.

Первоначальные настройки расчета льгот

Расчет льгот в программе может производиться по старому и новому алгоритму расчета.

Данные настройки находятся Главная — Параметры учета — Расчет льгот.

В новом алгоритме представлено больше возможностей настроек расчета льгот, поэтому рекомендуется всегда выбирать расчет по новому алгоритму.

Также мы можем выбрать, учитывать при расчете льгот корректировки или нет.

Данная настройка является определяющей для базы расчета льготы.

Мы будем производить расчет льгот без учета корректировок.

Настройки предоставления и расчета льгот

Произведем настройки в Учетной политике (Главная — Учетная политика — Льготы). Перейдем по ссылке Настройки предоставления и расчета льгот.

В данных настройках предоставляется возможность сгруппировать услуги, исходя из особенностей начисления льгот по каждой из них.

Для данных групп далее будем производить настройки по следующим признакам:

Для создания группы нажмем на кнопку Добавить, как на рисунке ниже

Создаем группу. Даем ей понятное название.

В группу добавляем все услуги, по которым у нас будут начисляться льготы.

Если настройки для услуг будут отличаться, то стоит создать несколько групп с разными настройками.

Группа создана и выбрана. Производим для нее настройки.

Первый блок Кому будет предоставлена льгота.

Здесь мы указываем, каким льготникам будет предоставлена льгота. В нашем случае льгота будет предоставляться только зарегистрированным льготникам.

В случае, если льготник не имеет регистрации, при выбранной настройке льгота предоставлена не будет.

Второй блок позволяет установить настройку расчета льготного объема.

От этой настройки зависит расчет количества потребления на одного льготника.

Мы установили Рассчитывать льготный объем исходя из количества льготников.

То есть, при расчете количества потребления на одного льготника, объем потребляемой услуги программа разделит на количество льготников.

В данном блоке можно также установить расчет объема исходя из Пользующихся льготой и Проживающих.

Третий блок позволяет настроить расчет размера ограничений.

После того, как настроили логику расчета, а также создали льготные категории и установили льготников, произведем Установку скидок (Льготы и скидки — Установка скидок).

Заполняем таблицу услугами и указываем для каждой процент предоставляемой скидки.

Так как скидка для услуг может отличаться, процент для каждой услуг устанавливается отдельно. В нашем случае, установим для всех услуг скидку в 15%

Далее укажем, кому будет предоставляться льгота.

Мы можем выбрать предоставление скидки на одного человека, семью или близких родственников.

Настройка жильцов для корректного расчета льготы

Стоит обратить внимание на то, чтобы данная настройка работала, в программе необходимо вести полный учет проживающих и учет родства.

Для этого необходимо проверить отсутствие галочки в Настройки параметров учета — Учет жильцов

И указать степень родства для жильцов, которым нужно предоставить льготу.

В случае, если льгота предоставляется близким родственникам, необходимо, чтобы в соответствующих типах родственных связей был установлен признак близкого родства

Ограничения по объему услуг

Далее настроим Ограничения по объему услуг

Допустим льгота по услуге горячая вода ограничена по потреблению до 3,6 кубов.

В документе Установка скидок заходим в Ограничение по объему услуг и создаем норму потребления.

Указываем услугу, для которой будет действовать данное ограничение.

Для рассматриваемой ситуации выбираем вариант настройки Простой.

Указываем размер ограничения.

Для того, чтобы правильно указать Основание, необходимо определить, на основании данных ОСЗН, от какой величины будет производиться расчет ограничения.

Например, если основанием ограничения выступает количество дней, то предельное льготное количество будет приравниваться количеству дней в расчетном периоде, умноженное на размер нормы потребления.

В нашем случае основание – один зарегистрированный человек.

В случае, если требуется задать более сложные условия для расчета объема ограничения, то стоит задавать ограничения с вариантом настройки Расширенная.

Допустим по услуге отопление необходимо для расчета льгот ограничить количество потребления в зависимости от количества зарегистрированных (условия представлены в таблице)

Указываем характеристику для расчёта норм.

В нашем случае Характеристика – количество человек зарегистрированных.

Далее устанавливаем количество человек и размер для каждого из них.

Основанием будет выступать Один человек с видом жильцов Льготник.

Также при расчете для некоторых льготных категорий может возникнуть необходимость произвести ограничение суммы предоставляемой льготы.

При необходимости максимальная сумма льготы указывается при установки скидки в столбце Ограничение на сумму льготы

Начисляем по индивидуальным приборам учёта

Разбираемся, как начислять без индивидуальных ПУ или если они вышли из строя (Постановление Правительства РФ №354).

1. Если приборы учёта не установлены, оплата за коммунальные услуги начисляется по установленной норме. В программе нужно выбрать «Производить по норме потребления».

2. Если прибор учёта вышел из строя или утерян, плату за коммунальные услуги рассчитывают по среднему объёму потребления за 3 месяца для жилых помещений и за 2 — для нежилых.

3. Если нет показаний приборов учёта, плату рассчитывают по среднемесячному объёму в течение 3 месяцев за период не менее 6 месяцев. А если прибор учета отработал менее 6 месяцев, то показания берутся за отработанный период времени, но не меньше 3 месяцев. Если показаний нет больше 4 месяцев подряд, плату начисляют по договору.

Взаиморасчеты в программах 1С-Рарус для ЖКХ

Ранее мы говорили, что смену собственника мы можем произвести двумя способами:

Чтобы лучше понимать, для чего нам нужна корректировка взаиморасчетов, рассмотрим эти случаи более подробно.

Когда мы открываем в программе лицевой счет и “заселяем” собственника в квартиру, создается договор контрагента. Возможно, мы даже не замечаем, как происходит создание договора, ведь очень часто при открытии лицевого счета создание договора и контрагента происходит автоматически.

Основная функция контрагента и его договора — корректное отражение коммунального учета в бухгалтерском, но помимо этого договор контрагента позволяет производить корректное хранение остатков (долгов или авансов).

Можем сказать, что договор — это кошелек со встроенной памятью.

Все начисления и оплаты, которые мы отражаем в программе, так или иначе привязаны к договору контрагента, и все начисления и оплаты хранятся в программе с привязкой к договору.

Для чего это нужно в ЖКХ?

Поэтому в самых сложных случаях, чтобы понять почему собственнику начисляются пени не достаточно смотреть на остатки по лицевому счету.

Рассмотрим яркий пример

Предположим, что в квартире № 1 проживает наш любимый Иванов Иван Иванович. Однажды Иван Иванович решает приобрести себе вторую квартиру и покупает её в доме, который находится у нас на обслуживании.
Получается, что у нас в программе контрагент Иванов Иван Иванович один, а квартиры у него две.

Чтобы не записывать одни и те же данные дважды, мы не создаем копию Ивана Ивановича в программе, а выбираем контрагента, который уже есть.

Открыв новый лицевый счет, мы создали и новый договор.

Теперь в программе у Иванова Ивана Ивановича 2 квартиры, 2 лицевых счета и 2 договора.

Делая начисления Иванову Ивану Ивановичу и принимая у него оплаты, мы по двум квартирам складываем деньги отдельно друг от друга.

Но что будет, если мы для двух квартир укажем один договор?

Верно, начисления и оплаты по двум лицевым попадут в один “кошелек”.

В дальнейшем это может привести к трудностям со взаиморасчетами.

Тоже самое происходит при смене собственника. Если мы при смене собственника не производим смену договора, сложно понять, где начинаются остатки нового собственника и заканчиваются остатки старого.

Именно поэтому при смене собственника первым способом, через документ Изменение лицевого счета, помимо документа изменения, нам необходимо создавать документ Управление сведениями для взаиморасчетов.

При этом заведение второго договора в лицевом счете может привести к разным сложным ситуациям и ошибкам.

Чтобы  избежать трудностей, вместе с документом Управление сведениями для взаиморасчетов необходимо выполнять корректировку взаиморасчетов, которую мы более подробно рассмотрим ниже.