Журналы выдачи ключей

Журнал приема, сдачи и выдачи ключей

В организациях и учреждениях, школах и ДОУ может вестись и заполняться Журнал приема и выдачи ключей с целью, в случае необходимости, оперативного открытия помещений и доступа к ним. Ведение учета приема, сдачи и выдачи ключей позволяет контролировать, кем из работников, когда и от какого кабинета были взяты ключи. Ведение журнала предоставляет возможность избежать кражи, оперативно узнать открыто ли помещение, кто пользовался или пользуется помещением в данное время, являлся и является ответственным за порядок и пожарную безопасность в кабинете.

Унифицированной формы журнала нет, поэтому разработали образец Журнала приема и выдачи ключей от помещений организации, в котором будет отражена вся необходимая для проверки или служебного расследования информация. На титульном листе журнала приема и сдачи ключей должно быть указано наименование организации и дата начала ведения журнала. Дата окончания ведения журнала ставится после заполнения журнала.

Журнал
приема и выдачи ключей

В Журнал приема, сдачи и выдачи ключей записывается дата и время получения ключей сотрудником организации, номер ключа или помещения, от которого этот ключ, ФИО сотрудника и ставится его личная подпись. При возврате ключей от помещений в журнале заполняется графа о времени сдачи ключей и ставится подпись работника, сдавшего ключи. Подпись дежурного (вахтера, сторожа, охранника) является фактом приема ключей. Ведение журнала приема и выдачи ключей необходимо для обеспечения охраны помещений и материальных ценностей от хищения и установления лица, виновного в причинении организации материального ущерба.

Журнал в текстовом формате Word (10 стр.) можно получить на e-mail, нажав кнопку «Добавить в корзину» в начале этой страницы

Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:

Образец журнала выдачи ключей от электроустановок

Журнал учета выдачи и возврата ключей от электроустановок — это реестр, который служит для контроля за дисциплиной работников, минимизации несчастных случаев и поддержания порядка на предприятии при технической эксплуатации электрических установок. Он помогает отслеживать, кому и когда был предоставлен доступ к оборудованию.

О необходимости ведения такого документа на рабочих местах оперативного персонала гласит Приказ Минэнерго России от 13.01.2003 № 6 «Об утверждении правил технической эксплуатации электроустановок потребителей».

Если при возникновении опасной или чрезвычайной ситуации или при проверке необходимо выяснить, кто и когда открывал дверь установки для доступа к объекту, обращаются к информации, которую содержит журнал учета и выдачи ключей электроустановок. Вся оперативная документация подлежит хранению в установленном порядке, так как относится к документам строгого учета. В Приказе Минтруда РФ от 15.12.2020 № 903н косвенно говорится, как хранятся ключи от электрощитовой: порядок хранения определяется распоряжением руководителя организации. Ключи от электроустановок должны находиться на учете у оперативного персонала. В электроустановках, не имеющих местного оперативного персонала, ключи находятся на учете у административно-технического персонала (руководящих работников и специалистов).

Порядок хранения и выдачи ключей от электроустановок

Ранее порядок хранения регулировали Приказ Минтруда России от 24.07.2013 № 328н, новые правила по охране труда при эксплуатации ЭУ утверждены Приказом Минтруда РФ от 15.12.2020 № 903н.

Положения правил, касающиеся хранения и передачи ключей, таковы:

Согласно п. 3.13 указанных правил, ключи выдаются не любому сотруднику, а только:

Ключи от электроустановок, оперативное обслуживание которых осуществляется круглосуточно оперативным персоналом, должны передаваться по смене с оформлением в оперативном журнале.

Обязанность по обеспечению хранения, учета, выдачи и возврата ключей лежит на работодателе.

Официально утвержденной формы журнала выдачи ключей от электроустановок нет, но на практике принята табличная форма этого документа. Приобретите уже готовый бланк (они изготавливаются типографиями) или создайте его самостоятельно. Содержание обычно выглядит так:

На обложке документа указываются:

Записи вносятся аккуратно, желательно чернилами одного цвета. Страницы нумеруются (в готовых документах они уже пронумерованы), а после того как место закончится, журнал заверяется печатью организации, подписью ответственного лица и сдается на хранение делопроизводителю. Работник, принимающий журнал на хранение, присваивает ему порядковый номер и прошнуровывает: оставшаяся часть шнура приклеивается к последней странице частью листа бумаги, на котором указано количество страниц. Срок хранения документа — 45 лет. После сдачи документа на хранение сразу заводится новый.

Образец заполнения

Заполнение документа не представляет особой сложности — достаточно использовать образец заполнения журнала выдачи и возврата ключей от электроустановок и соблюдать основные правила ведения, учета и хранения документации.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Вам может быть интересно:

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Открытие и закрытие производственных и административных помещений в организации подлежит контролю с целью предупреждения возможного хищения имущества, несанкционированного доступа к документам и коммерческой информации и т.п. С целью обеспечения этого контроля ведется журнал приема (сдачи) и выдачи ключей от помещений.

Файлы в . DOC:Бланк журнала выдачи ключей от помещенийОбразец журнала выдачи ключей от помещений

Функции журнала сдачи/выдачи ключей

Одной из главных функций журнала выдачи ключей от помещений является фиксация факта выдачи и возврата ключей от определенного помещения определенному работнику. Также журнал позволяет узнать, открыто ли помещение в конкретный момент, и если да, то у кого находятся ключи.

Кто ведет журнал

Ведением журнала учета, как правило, занимается вахтер, сторож, сотрудник службы безопасности или другое лицо. Эта обязанность возлагается на него должностной инструкцией, с которой работник должен быть ознакомлен под подпись. Также возложение ответственности возможно посредством приказа руководителя о назначении ответственного лица.

Выдаются ключи от помещений обычно руководителям или иным уполномоченным работникам, список которых предоставляется на пост, где находятся ключи. В случае обращения сотрудника организации за ключом работник, выдающий ключи, сверяет предъявленный им документ со списком и удостоверяется, что этот сотрудник действительно имеет право доступа в данное помещение.

В случае утери ключа работники могут быть привлечены работодателем к дисциплинарной ответственности в виде замечания или выговора, а в случае обнаружения утечки информации, хищения имущества — к материальной ответственности. Более подробно о том, в каких случаях работник несет материальную ответственность перед работодателем, мы рассказали тут.

Оформление журнала выдачи ключей

Унифицированной формы журнала выдачи ключей от помещений не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец журнала, которыми можно воспользоваться в работе.

Форма журнала может быть утверждена одновременно с положением о безопасности в организации.

Журнал оформляется по следующим правилам:

Заполнение журнала

На титульном листе журнала указываются:

Сам журнал оформляется в виде таблицы, в графы которой вносятся следующие данные:

Хранение журнала

Журнал выдачи ключей от помещений хранится после его завершения в архиве организации в течение 3 лет, после чего уничтожается в установленном порядке.