Журнал выдачи ключей от помещений

Журнал учета выдачи ключей от электроустановок — это реестр, который служит для контроля за дисциплиной работников, минимизации несчастных случаев и поддержания порядка на предприятии при технической эксплуатации электрических установок. Он помогает отслеживать, кому и когда был предоставлен доступ к оборудованию.

О необходимости ведения такого документа на рабочих местах оперативного персонала гласит Приказ от 13.01.2003 N 6 «Об утверждении Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей».

Если при возникновении опасной или чрезвычайной ситуации или при проверке нужно выяснить, кто и когда открывал дверь установки для доступа к объекту, обращаются к информации, которую содержит журнал выдачи ключей от электроустановок. Вся оперативная документация подлежит хранению в установленном порядке, так как относится к документам строгого учета.

Открытие и закрытие производственных и административных помещений в организации подлежит контролю с целью предупреждения возможного хищения имущества, несанкционированного доступа к документам и коммерческой информации и т.п. С целью обеспечения этого контроля ведется журнал приема (сдачи) и выдачи ключей от помещений.

Файлы в . DOC:Бланк журнала выдачи ключей от помещенийОбразец журнала выдачи ключей от помещений

Функции журнала сдачи/выдачи ключей

Одной из главных функций журнала выдачи ключей от помещений является фиксация факта выдачи и возврата ключей от определенного помещения определенному работнику. Также журнал позволяет узнать, открыто ли помещение в конкретный момент, и если да, то у кого находятся ключи.

Кто ведет журнал

Ведением журнала учета, как правило, занимается вахтер, сторож, сотрудник службы безопасности или другое лицо. Эта обязанность возлагается на него должностной инструкцией, с которой работник должен быть ознакомлен под подпись. Также возложение ответственности возможно посредством приказа руководителя о назначении ответственного лица.

Выдаются ключи от помещений обычно руководителям или иным уполномоченным работникам, список которых предоставляется на пост, где находятся ключи. В случае обращения сотрудника организации за ключом работник, выдающий ключи, сверяет предъявленный им документ со списком и удостоверяется, что этот сотрудник действительно имеет право доступа в данное помещение.

В случае утери ключа работники могут быть привлечены работодателем к дисциплинарной ответственности в виде замечания или выговора, а в случае обнаружения утечки информации, хищения имущества — к материальной ответственности. Более подробно о том, в каких случаях работник несет материальную ответственность перед работодателем, мы рассказали тут.

Оформление журнала выдачи ключей

Унифицированной формы журнала выдачи ключей от помещений не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец журнала, которыми можно воспользоваться в работе.

Форма журнала может быть утверждена одновременно с положением о безопасности в организации.

Журнал оформляется по следующим правилам:

Заполнение журнала

На титульном листе журнала указываются:

Сам журнал оформляется в виде таблицы, в графы которой вносятся следующие данные:

Хранение журнала

Журнал выдачи ключей от помещений хранится после его завершения в архиве организации в течение 3 лет, после чего уничтожается в установленном порядке.

Составление акта приема-передачи ключей имеет смысл в случае, если действия по передаче этих ключей и того имущества, для отпирания которого эти ключи предназначены, не совпадают по времени. Если имущество и ключи от него передаются одновременно, то составляется акт о передаче конкретного предмета или объекта, например, автомобиля или квартиры.

Файлы в . DOC:Бланк акта приема-передачи ключейОбразец акта приема-передачи ключей

Причины для передачи ключей

Ключи – это всегда вторичный предмет, являющейся неким функциональным аксессуаром основной вещи: транспортного средства, жилого помещения, сейфа и т.д.

Самостоятельным предметом вещественного мира ключи могут быть в случае, если они являются вещью сами по себе, например, произведением искусства в виде ключа. Но в прикладном смысле подобный ключ не станет предметом передачи по акту приема-передачи ключей, а значит, в рассмотрении этого варианта просто нет смысла.

Таким образом, акт приема-передачи ключей составляется как документ к некоему соглашению, предусматривающему передачу объекта или предмета, для полноценного использования которого нужны ключи.

И в этом смысле нет необходимости в выделении фактов передачи ключей, например, от сейфа или дверей при передаче соответствующих должностных функций. В данном случае ключи все равно исполняют второстепенную роль, а основным предметом являются функциональные обязанности по трудовому соглашению.

В любом случае рассматриваемый вид акта составляется, когда ключи и предмет, с ними связанный, передаются разновременно. В противном случае составляется общий акт о передаче имущества и ключей к нему.

Итак, причинами для составления акта приема-передачи ключей могут быть:

Участники акта

При составлении акта приема-передачи ключей в обязательном порядке участвуют передающий и принимающий.

Возможно объединение одного передающего и двух принимающих в случае передачи ключей одновременно с передачей функциональных обязанностей. Например, бывший сотрудник передает ключи должностному лицу предприятия, а тот, в свою очередь, передает их тому, в чьем ведении будут находиться эти ключи.

При передаче ключей по договору купли-продажи (по ДДУ в том числе) передающим будет продавец или застройщик, а принимающим – покупатель или дольщик.

Акт передачи ключей может быть составлен:

Составление акта

При невозможности интегрирования факта передачи ключей в акт передачи предмета по основному договору составляется отдельный акт с целью фиксации именно факта передачи ключей. То есть, упрощенно, факт передачи ключей может быть зафиксирован как в акте передачи имущества или должностных функций, так и отдельно от него.

При этом передача ключей внутри организации и предприятия, вне зависимости от того совместно с имуществом или без него передаются ключи, будет относиться к актам передачи материальных ценностей.

Структура акта приема-передачи является стандартной и включает в себя:

Составляется акт в количестве экземпляров, достаточном для всех заинтересованных в акте лиц. Срок хранения актов рассматриваемого вида определяется правилами хранения документов и обычно составляет не менее трех лет.

Образец журнала выдачи ключей от электроустановок

Журнал учета выдачи и возврата ключей от электроустановок — это реестр, который служит для контроля за дисциплиной работников, минимизации несчастных случаев и поддержания порядка на предприятии при технической эксплуатации электрических установок. Он помогает отслеживать, кому и когда был предоставлен доступ к оборудованию.

О необходимости ведения такого документа на рабочих местах оперативного персонала гласит Приказ Минэнерго России от 13.01.2003 № 6 «Об утверждении правил технической эксплуатации электроустановок потребителей».

Если при возникновении опасной или чрезвычайной ситуации или при проверке необходимо выяснить, кто и когда открывал дверь установки для доступа к объекту, обращаются к информации, которую содержит журнал учета и выдачи ключей электроустановок. Вся оперативная документация подлежит хранению в установленном порядке, так как относится к документам строгого учета. В Приказе Минтруда РФ от 15.12.2020 № 903н косвенно говорится, как хранятся ключи от электрощитовой: порядок хранения определяется распоряжением руководителя организации. Ключи от электроустановок должны находиться на учете у оперативного персонала. В электроустановках, не имеющих местного оперативного персонала, ключи находятся на учете у административно-технического персонала (руководящих работников и специалистов).

Порядок хранения и выдачи ключей от электроустановок

Ранее порядок хранения регулировали Приказ Минтруда России от 24.07.2013 № 328н, новые правила по охране труда при эксплуатации ЭУ утверждены Приказом Минтруда РФ от 15.12.2020 № 903н.

Положения правил, касающиеся хранения и передачи ключей, таковы:

Согласно п. 3.13 указанных правил, ключи выдаются не любому сотруднику, а только:

Ключи от электроустановок, оперативное обслуживание которых осуществляется круглосуточно оперативным персоналом, должны передаваться по смене с оформлением в оперативном журнале.

Обязанность по обеспечению хранения, учета, выдачи и возврата ключей лежит на работодателе.

Официально утвержденной формы журнала выдачи ключей от электроустановок нет, но на практике принята табличная форма этого документа. Приобретите уже готовый бланк (они изготавливаются типографиями) или создайте его самостоятельно. Содержание обычно выглядит так:

На обложке документа указываются:

Записи вносятся аккуратно, желательно чернилами одного цвета. Страницы нумеруются (в готовых документах они уже пронумерованы), а после того как место закончится, журнал заверяется печатью организации, подписью ответственного лица и сдается на хранение делопроизводителю. Работник, принимающий журнал на хранение, присваивает ему порядковый номер и прошнуровывает: оставшаяся часть шнура приклеивается к последней странице частью листа бумаги, на котором указано количество страниц. Срок хранения документа — 45 лет. После сдачи документа на хранение сразу заводится новый.

Образец заполнения

Заполнение документа не представляет особой сложности — достаточно использовать образец заполнения журнала выдачи и возврата ключей от электроустановок и соблюдать основные правила ведения, учета и хранения документации.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Вам может быть интересно:

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Как составить приказ о порядке хранения и выдачи ключей от помещений

Чтобы сохранить имущество и документы компании, одна из основных задач руководства — отрегулировать порядок доступа к внутренним помещениям. Возможность доступа устанавливается распорядительным актом руководства, например, приказом о хранении ключей и назначении ответственных за их выдачу. Рассказываем, зачем он требуется и как составить.

Зачем нужен приказ о хранении и выдаче ключей

Предприятия очень разные — и по профилю, масштабу деятельности, и по количеству работников и др. На каждом, с учетом специфики, необходимо четко обозначить порядок доступа конкретных людей в разные помещения.

Особенно актуально это для объектов с повышенной опасностью, например, для электроустановок. По закону, предоставление инструментов конкретным работникам для открытия дверей в таких помещениях необходимо строго регулировать (правила по охране труда, утв. Приказом Минтруда и соцзащиты России № 903н от 15.12.2020).

Охрана в начале рабочего дня выдает их тем работникам, которые одобрены руководством компании. В конце рабочего дня их сдают обратно охране. Чтобы отрегулировать этот процесс, потребуется приказ и журнал выдачи ключей от офиса, цехов, склада, бытовых помещений. В журнале фиксируют дату и время их выдачи и возвращения.

Такое распоряжение требуется, чтобы решить несколько основных задач:

Как правильно составить приказ

Типового образца приказа о хранении и выдаче ключей в законодательстве не существует. Обычно его составляют в произвольном виде с учетом правил, принятых в делопроизводстве. Структура стандартная:

Распорядительный акт регистрируют и дают ознакомиться всем указанным в нем сотрудникам под подпись.

Как выглядит распоряжение

Вот наглядный пример распоряжения о порядке хранения и предоставления работникам инструментов для открытия замков при эксплуатации электроустановок.

А это бланк, который вы вправе использовать как шаблон для составления распорядительного акта об установлении ответственных за хранение инструментов для доступа к замкам в помещениях на любом предприятии:

«­­___» ___________ 20__ года

О порядке хранения и предоставления ключей

На основании норм охраны труда ­­­­­­­­­­­­­­­­­­__________________________,

1. Основной комплект ключей от кабинетов (цеха №__, склада № ___) хранить на пункте охраны, а второй комплект — у ответственного за __________ (производственный процесс, складские помещения, электрохозяйство и т. д.).

2. Ключи пронумеровать и хранить в ящике под замком.

3. Выдавать их под подпись:

________________ (перечислить сотрудников).

4. Возвращать их на пункт охраны ежедневно по окончанию рабочей смены под подпись.

5. При предоставлении и возврате делать запись в специальном журнале учета.

6. За контроль над исполнением распоряжения назначить ответственным сотрудника ____________.

Генеральный директор Подпись/Расшифровка подписи

С приказом ознакомлен (а):

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

967
Дней на портале

Времена меняются и обстоятельства могут складываться так, что мы вынуждены прерывать существующие договорные отношения. Уведомление о расторжении становится неотъемлемым инструментом для закрытия договора. Мы поможем разобраться, как его составить, чтобы процедура была для вас максимально прозрачной и безопасной.

Работодатель решает, какой режим работы будет у сотрудников, и закрепляет это в ПВТР и в соответствующем разделе трудового договора, поскольку является одним из его обязательных условий. В дальнейшем изменение графика работы без согласия работника возможно только в случае существенных организационных либо технологических преобразований в организации.

Приказ о закреплении наставников за молодыми специалистами — это отдельный документ, которым уточняют взаимодействие сторон и сроки наставничества, доплату за помощь новому сотруднику, иные необходимые моменты. Поскольку у такого документа нет установленной формы, часто возникают вопросы, как правильно его подготовить.

Заполнение документа не представляет особой сложности — достаточно использовать образец журнала выдачи и возврата ключей от электроустановок и соблюдать основные правила ведения, учета и хранения документации.

Ранее порядок хранения регулировали Межотраслевые правила по охране труда (Правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (п. 1.3. 12). Фактически они утратили силу в связи с изданием Приказа от 24.07.2013 N 328н, утвердившего новые Правила по охране труда при эксплуатации этого оборудования.

Возвращают их ежедневно после завершения работы с установкой или проведения её осмотра. Исключение — работа с установками, не имеющими местного оперативного персонала. В этом случае их разрешается отдать ответственному руководящему сотруднику не позже следующего рабочего дня.

Обязанность по обеспечению учёта лежит на работодателе, который при оформлении документа может использовать образец журнала выдачи ключей от электроустановок, показанный в статье.

Официально утвержденной формы этого документа нет, но на практике принята табличная форма журнала выдачи ключей от электроустановок. Приобретите уже готовый бланк (они изготавливаются типографиями) или создайте его самостоятельно. Содержание обычно выглядит так:

Записи вносятся аккуратно, желательно чернилами одного цвета. Страницы нумеруются (в готовых документах они уже пронумерованы), а после того, как место закончится, журнал заверяется печатью организации, подписью ответственного лица и сдаётся на хранение делопроизводителю. Работник, принимающий журнал на хранение, присваивает ему порядковый номер и прошнуровывает: оставшаяся часть шнура приклеивается к последней странице частью листа бумаги, на котором указано количество страниц. Срок хранения документа — 45 лет. После сдачи документа на хранение сразу заводится новый.