Открытие и закрытие производственных и административных помещений в организации подлежит контролю с целью предупреждения возможного хищения имущества, несанкционированного доступа к документам и коммерческой информации и т.п. С целью обеспечения этого контроля ведется журнал приема (сдачи) и выдачи ключей от помещений.
Файлы в .DOC:Бланк журнала выдачи ключей от помещенийОбразец журнала выдачи ключей от помещений
Функции журнала сдачи/выдачи ключей
Одной из главных функций журнала выдачи ключей от помещений является фиксация факта выдачи и возврата ключей от определенного помещения определенному работнику. Также журнал позволяет узнать, открыто ли помещение в конкретный момент, и если да, то у кого находятся ключи.
Кто ведет журнал
Ведением журнала учета, как правило, занимается вахтер, сторож, сотрудник службы безопасности или другое лицо. Эта обязанность возлагается на него должностной инструкцией, с которой работник должен быть ознакомлен под подпись. Также возложение ответственности возможно посредством приказа руководителя о назначении ответственного лица.
Выдаются ключи от помещений обычно руководителям или иным уполномоченным работникам, список которых предоставляется на пост, где находятся ключи. В случае обращения сотрудника организации за ключом работник, выдающий ключи, сверяет предъявленный им документ со списком и удостоверяется, что этот сотрудник действительно имеет право доступа в данное помещение.
В случае утери ключа работники могут быть привлечены работодателем к дисциплинарной ответственности в виде замечания или выговора, а в случае обнаружения утечки информации, хищения имущества — к материальной ответственности. Более подробно о том, в каких случаях работник несет материальную ответственность перед работодателем, мы рассказали тут.
Оформление журнала выдачи ключей
Унифицированной формы журнала выдачи ключей от помещений не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец журнала, которыми можно воспользоваться в работе.
Форма журнала может быть утверждена одновременно с положением о безопасности в организации.
Журнал оформляется по следующим правилам:
Заполнение журнала
На титульном листе журнала указываются:
Сам журнал оформляется в виде таблицы, в графы которой вносятся следующие данные:
Хранение журнала
Журнал выдачи ключей от помещений хранится после его завершения в архиве организации в течение 3 лет, после чего уничтожается в установленном порядке.
Журнал
приема и выдачи ключей
В Журнал приема, сдачи и выдачи ключей записывается дата и время получения ключей сотрудником организации, номер ключа или помещения, от которого этот ключ, ФИО сотрудника и ставится его личная подпись. При возврате ключей от помещений в журнале заполняется графа о времени сдачи ключей и ставится подпись работника, сдавшего ключи. Подпись дежурного (вахтера, сторожа, охранника) является фактом приема ключей. Ведение журнала приема и выдачи ключей необходимо для обеспечения охраны помещений и материальных ценностей от хищения и установления лица, виновного в причинении организации материального ущерба.
Журнал в текстовом формате Word (10 стр.) можно получить на e-mail, нажав кнопку «Добавить в корзину» в начале этой страницы
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:
Журнал приема, сдачи и выдачи ключей
В организациях и учреждениях, школах и ДОУ может вестись и заполняться Журнал приема и выдачи ключей с целью, в случае необходимости, оперативного открытия помещений и доступа к ним. Ведение учета приема, сдачи и выдачи ключей позволяет контролировать, кем из работников, когда и от какого кабинета были взяты ключи. Ведение журнала предоставляет возможность избежать кражи, оперативно узнать открыто ли помещение, кто пользовался или пользуется помещением в данное время, являлся и является ответственным за порядок и пожарную безопасность в кабинете.
Унифицированной формы журнала нет, поэтому разработали образец Журнала приема и выдачи ключей от помещений организации, в котором будет отражена вся необходимая для проверки или служебного расследования информация. На титульном листе журнала приема и сдачи ключей должно быть указано наименование организации и дата начала ведения журнала. Дата окончания ведения журнала ставится после заполнения журнала.
