Пр «Об утверждении Порядка и способов размещения информации, ведения реестров в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства, доступа к системе и к информации, размещенной в ней»

В некоторых разделах системы, обязательных к заполнению, требуется загружать документы. Например, договор управления или протоколы общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах.

К оформлению таких документов предъявляются определенные требования. Очень важно, чтобы данные требования были полностью выполнены.

Форматы документов

Требования к форматам документов были утверждены Приказом Минкомсвязи и Минстроя России от 23 марта 2015 года № 88/203/пр «Об утверждении форматов электронных документов, размещаемых в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства».

Размер любого файла, размещаемого в системе, не должен превышать 50 мегабайт. Вся информация, загружаемая в ГИС ЖКХ, должна быть доступна для чтения, читаема, не должна быть зашифрована или защищена программными средствами, не позволяющими осуществить ознакомление с её содержанием документа без средств расшифровки.

В соответствии с п. 2 Приказа Минсвязи и Минстроя РФ от 23 марта 2015 года № 88/203/ файлы, размещаемые в системе и содержащие нормативные правовые акты и иные текстовые документы, должны допускать возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста в таких файлах.

Поэтому документ нужно отсканировать и распознать.

Электронный образ документа

Электронный образ документа — это электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

Документы, которые создаются на бумаге, размещаются в ГИС ЖКХ в виде электронного образа документа (п. 159 Порядка, утвержденного приказом Минкомсвязи РФ и Минстроя РФ от 28 декабря 2015 года № 589/944/пр).

В приказе Росреестра от 30 апреля 2014 года № П/203 перечислены требования к электронным образам бумажных документов. Документ должен быть в формате .PDF и обеспечивать визуальную идентичность бумажному оригиналу в масштабе 1:1.

Электронный образ документа должен позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Электронный образ документа, состоящего из двух и более листов, формируется в виде одного файла.

При сканировании бумажного документа лучше использовать режим сканирования «оттенки серого» с разрешением 200 dpi. Нельзя ничего замазывать или заштриховывать.

Электронный документ

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149‑ФЗ).

В ГИС ЖКХ электронный документ — информация в электронной форме, заверенная простой электронной подписью. Такой документ равнозначен документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью. ГИС ЖКХ опознает пользователя на основании сведений, указанных при регистрации в ЕСИА (п. 11 Порядка и способов размещения информации в ГИС ЖКХ).

Электронный документ можно прочитать с компьютера, планшета или мобильного телефона, передать через интернет или обработать в информационных системах.

Примеры документов, которые размещаются в ГИС ЖКХ в виде электронных документов: заявка на регистрацию, пользовательское соглашение и т.д.

Персональные данные

Согласно приказу № 74/114/пр, персональные данные размещаются в закрытой части системы, если иное не предусмотрено законодательством. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ предусматривает обезличивание персональных данных.

Необходимо сделать так, чтобы определить принадлежность персональных данных конкретному лицу было невозможно.

Так, например, в договоре управления персональные данные обезличиваются, а в протоколах ОСС − нет.

Подраздел «Платёжные документы»

Заполнить вкладку «Платёжные документы» не получится, если в личном кабинете ГИС ЖКХ не размещена информация о лицевых счетах и приборах учёта. Если такие сведения размещены, можно приступать к работе с платёжными документами.

В системе можно как изменить загруженный ранее платёжные документы, так и добавить новый.

Перед тем, как вносить текущие начисления, в систему загрузите долговой платёжный документ, в котором отразите задолженность и авансовые платежи потребителей. Это нужно, чтобы дальнейшие начисления отображались в ГИС ЖКХ корректно и не возникло путаницы.

Долговой платёжный документ в ГИС ЖКХ

Долговой платёжный документ формирует начальное сальдо. Начальное сальдо – остаток по счёту на начало периода, который рассчитывается на основе предыдущих операций. Долговой платёжный документ нужно загрузить в систему до того, как вы начнёте загружать текущие платёжные документы для того, чтобы верно отображалось начальное сальдо по лицевым счетам.

Чтобы в личном кабинете потребителя корректно отображались суммы, которые он должен оплатить, отразите в долговом платёжном документе задолженность и авансовые платежи.

Разместить долговой платёжный документ в системе не сложно. Для этого в личном кабинете ГИС ЖКХ перейдите в раздел «Оплата ЖКУ» – «Платёжные документы».

Укажите расчётный период, за который хотите внести сведения о задолженности. Например, в феврале вы хотите разместить начисления за январь. В поле расчётный период укажите «01.2018» и поставьте отметку в поле «Добавление платёжного документа».

Теперь выберите лицевой счёт, по которому будет формироваться долговой платёжный документ. Нажмите на «ёлочки» справа от номера нужного вам лицевого счёта и выберите «Добавить» – «Долговой платёжный документ».

Перейдите во вкладку «Расчёт размера платы и перерасчёты» и затем выберите только один период, предшествующий месяцу, за который вы вносите начисления.

Во втором столбце под указанием месяца проставьте суммы задолженностей или авансовых платежей потребителей на начало месяца, за который вы вносите начисления. В столбец «Итого к оплате за расчётный период» суммы перенесутся автоматически. Сохраните внесённые сведения. Теперь можно приступать к формированию текущих платёжных документов.

Алгоритм добавления нового платёжного документа:

На каждый лицевой счёт в одном расчётном периоде можно создать несколько платёжных документов. Добавить дополнительный платёжный документ к лицевому счёту можно при условии, что ранее созданный ПД находится в статусе «Размещён».

Чтобы создать новый платёжный документ выберите пункт «Добавить» в контекстном меню, затем в выпадающем списке укажите «Текущий платёжный документ».

Укажите расчётный период, за который планируете внести информацию о расчёте размера платы за жилищно-коммунальные услуги, поставьте отметку в поле «Добавление ПД» и выберите номер лицевого счёта, по которому необходимо добавить текущий платёжный документ.Во вкладке «Расчёт размера платы и перерасчёты» заполните все поля, которые доступны для редактирования. Обязательно заполните эту вкладку, иначе система не даст сохранить платёжный документ.

Заполнение вкладки «Справочная информация» факультативно. Если у потребителя имеется задолженности за ЖКУ, разместите информацию во вкладках «Рассрочка» и «Неустойки и судебные расходы».

Если информация по какой-то из строк, предложенных системой, у вас отсутствует, удалите такую строку: например, потребителю не начислялись пени, так как он оплачивал ЖКУ вовремя. Но удаляйте услуги внимательно, чтобы остались только те, которые вы оказываете.

Вернитесь во вкладку «Сведения о плательщике и исполнителе услуг». Выберите платёжные реквизиты счёта, на который поступят деньги, и заполните поля:

Поля «Сумма к оплате за расчётный период» и «Итого к оплате с учётом задолженности/переплаты» заполнятся автоматически. Но поле «Итого к оплате с учётом задолженности/переплаты» сейчас рассчитывается без учёта оплаты.

Только после внесения всех сведений сохраните информацию.

Платёжный документ на оплату взноса на капитальный ремонт

Если управляющая организация, ТСЖ, ЖК, ЖСК – владелец специального счёта, в их личном кабинете, в реестре платёжных документов по лицевым счетам, отображается вкладка «На оплату взноса на капитальный ремонт».

Перейдите в указанный раздел, поставьте отметку в поле «Добавление ПД», нажмите кнопку «Найти», затем напротив нужного вам лицевого счёта в выпадающем меню выберите сроку «Текущий платёжный документ».

Три варианта размещения информации о начислениях за ЖКУ.

При заполнении платёжных документов в ГИС ЖКХ возможны три варианта размещения информации о начислениях за жилищно-коммунальные услуги:

Для начала важно запомнить, что сальдо – это разница между поступлениями и расходами денежных средств за определённый период. А вот, что нужно знать обо всех трёх случаях, чтобы грамотно заполнить ГИС ЖКХ.

Органы ГЖИ очень тщательно следят за размещением годовых отчетов в ГИС ЖКХ. Если управляющая организация или ТСЖ не разместят отчеты, то могут получить предписание и штраф.

Какие отчеты сдавать управляющим компаниям и ТСЖ

Отчеты управляющей компании в ГИС ЖКХ (согласно Приказу №74/114/пр) – это:

Для ТСЖ и кооперативов – это:

Отчеты в ГИС ЖКХ размещаются в течение 1 квартала года, следующего за отчетным годом, в течение которого управляющая организация осуществляла управление МКД. Срок предоставления годового отчета по управлению многоквартирным домом может быть сдвинут, если это прописано в договоре управления.

Кроме этого, управляющим организациям и ТСЖ необходимо сдавать промежуточную бухгалтерскую отчетность за квартал. Это нужно делать ежеквартально, до 30 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Отчет о выполнении договора управления многоквартирным домом

Отчет о выполнении договора управления многоквартирным домом – это один из важных отчетов, который по сути является обратной связью управляющей компании к жителям о результатах работы.

Форма отчета, его содержание и порядок никак не регламентируется законодательством. Поэтому зачастую управляющие организации используют удобную для себя форму.

Размещенная информация не подлежит удалению, ее можно только аннулировать.

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность

Форма бухгалтерской отчетности утверждена Приказом Минфина РФ от 2 июля 2010 г. № 66н.

Данный раздел доступен сотруднику организации с правом «Доступ к реестру и операциям с годовой бухгалтерской (финансовой) отчетностью управляющей организации».

Отобразится страница «Реестр годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности управляющей организации» (рис. 4):

Откроется страница «Отчетность управляющей организации» (рис. 6):

Промежуточный бухгалтерский отчет в ГИС ЖКХ размещается аналогично описанному выше.

Годовой отчет о деятельности правления товарищества и кооператива

Единой формы отчета о деятельности правления также не установлено законодательством. Следовательно, определяющими могут являться уставные документы товарищества или кооператива.

Данный раздел доступен сотруднику организации с правом доступа «Доступ к реестру отчетов товарищества, кооператива».

Отобразится страница «Отчет товарищества, кооператива» (рис. 9):

Стоит обратить внимание на то, что информация о бухгалтерской отчетности ТСЖ или ЖСК добавляется здесь же. Заполняется блок «Информация о годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности», а именно поля «Дата составления», «Остаток средств на начало отчетного периода» и «Остаток средств на конец отчетного периода». Поля в блоке «Поступило средств» и «Использовано средств» заполняются вручную. Если средств по соответствующим статьям не поступало, поля можно оставить пустыми.

После заполнения необходимых полей, для размещения отчета в системе нужно нажать на кнопку «Разместить информацию».

Могут ли посмотреть отчеты жильцы?

Отчеты управляющих организаций находятся в свободном доступе. Чтобы посмотреть отчет по МКД, не нужно специально регистрироваться в ГИС ЖКХ и приобретать статус собственника.

Чтобы посмотреть годовой отчет УК в ГИС ЖКХ, необходимо:

Отчет о деятельности правления товарищества или кооператива можно посмотреть в личном кабинете собственника ГИС ЖКХ.

Согласно разделу 10 Приказа № 74/114/пр «Об утверждении состава, сроков и периодичности размещения информации поставщиками информации в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства» управляющие организации и ТСЖ обязаны размещать в ГИС ЖКХ информацию о начислениях за ЖКУ.

Но, чтобы разместить такие сведения в системе ГИС ЖКХ, необходимо выполнить ряд обязательных шагов:

Размещение информации о лицевых счетах

Для размещения лицевых счетов в личном кабинете организации должны быть предварительно добавлены сведения о договоре управления/уставе, об объекте жилищного фонда, а также о подъездах и помещениях, находящихся в нем.

Вся работа с лицевыми счетами происходит на странице «Реестр лицевых счетов» (пункт «Лицевые счета» в разделе «Объекты управления» горизонтального навигационного меню).

Существует 3 способа загрузки лицевых счетов в ГИС ЖКХ:

Вручную

Для добавления лицевого счета вручную необходимо на странице «Реестр лицевых счетов» нажать на кнопку «Добавить лицевой счет» (рис. 1):

На отобразившейся странице «Создание лицевого счета» заполнить требуемые поля и нажать кнопку «Сохранить».

С помощью шаблона

Для загрузки лицевых счетов с помощью шаблона необходимо заполнить шаблон и загрузить его в систему ГИС ЖКХ. Для этого на странице «Реестр лицевых счетов» нажать на кнопку «Загрузить» и выбрать пункт «Информацию о лицевых счетах» (рис. 2).

В отобразившемся окне необходимо добавить заполненный шаблон и нажать на кнопку «Импортировать». После обработки файла обязательно проверить правильность заполнения шаблона на странице «Реестр статусов обработки файлов».

Более подробно процесс загрузки лицевых счетов в ГИС ЖКХ описан в статье о лицевых счетах.

Программой Домучет

Способ загрузки лицевых счетов с помощью программы Домучёт является самым быстрым. Мы помогаем нашим клиентам перенести информацию и настроить программу, а также показываем, как сделать первичную выгрузку данных в ГИС ЖКХ.

Размещение информации об услугах в договоре управления

Перед размещением платежных документов в ГИС ЖКХ в договор управления обязательно нужно добавить услуги, которые предоставляются по квитанции. При этом договор управления должен быть в статусе «Действующий», а услуга (коммунальная или дополнительная), которую необходимо добавить к договору, должна быть занесена в общий справочник.

Для размещения информации по услугам необходимо:

Отобразится окно «Изменение управляемого объекта».

Размещение платежных реквизитов

Для добавления платежных реквизитов:

Отобразится страница «Платежные реквизиты».

Загрузка платежных документов

Далее можно приступать к работе с платежными документами. В системе ГИС ЖКХ можно не только добавить новый ПД, но и изменить загруженный ранее. На каждый лицевой счет можно создать до 9 платежных документов в одном платежном периоде.

Работа с платежными документами проводится на странице «Реестр платежных документов по лицевым счетам». Для перехода на данную страницу необходимо в разделе «Оплата ЖКУ» выбрать пункт «Платежные документы» (рис. 10).

Чтобы выгрузить квитанции в систему ГИС ЖКХ, можно использовать один из 3 способов:

Загрузить квитанции вручную

Во вкладке «Расчет размера платы и перерасчеты» заполнить все поля, которые доступны для редактирования. Данная вкладка обязательна к заполнению, иначе платежный документ не сохранится.

Если у плательщика имеются задолженности за ЖКУ, то необходимо разместить информацию во вкладках «Рассрочка» и «Неустойки и судебные расходы».

Загрузить квитанции при помощи шаблона Excel

Также система ГИС ЖКХ предоставляет возможность массовой выгрузки платежных документов при помощи шаблонов Excel. Пошаговая инструкция:

В реестре статусов обработки файлов нужно найти необходимый шаблон и сохранить его на компьютер.

Отобразится окно «Импорт проектов платежных документов». Здесь необходимо добавить файл, и затем нажать «Импортировать», после чего файл отправится в обработку.

Загрузить квитанции с помощью программы Домучет

Выгрузка в ГИС ЖКХ из программы Домучет является самым быстрым способом.

Всего несколько минут и пара кликов мышкой необходимо для выгрузки платежных документов в ГИС ЖКХ. Таким образом, наши клиенты не тратят время на заполнение шаблонов и внесение данных вручную в личном кабинете организации. Кроме этого, прямая выгрузка в ГИС ЖКХ избавляет их от необходимости заказывать подобные услуги у сторонних компаний.

В статье собраны вопросы и ответы по заполнению ГИС ЖКХ (государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства).

Что делать, если при размещении информации о способе предоставления платёжного документа по капитальному ремонту система выдаёт ошибку «Организация не управляет домом в данный период»?

Служба поддержки ГИС ЖКХ советует аннулировать имеющееся решение о выборе способа формирования фонда капитального ремонта и завести его заново.

Также перед входом в личный кабинет ГИС ЖКХ рекомендуется почистить cookie. Для этого необходимо открыть браузер, нажать одновременно на кнопки Ctrl + Shift + De, очистить куки и кэш и перезапустить браузер.

Если управляющая организация включает услугу «Взносы на капитальный ремонт» в Единый платёжный документ, в ГИС ЖКХ нужно отобразить платёжный документ в формате «Единый».

Но вот проблема: поле «расчётный счёт» можно заполнить только единожды. Если заполняется только расчётный счёт, как потребители смогут оплатить услугу «Взносы на капитальный ремонт» через систему на специальный счёт? И наоборот, если заполняется только специальный счёт, как потребители будут оплачивать ЖКУ на расчётный счёт? Пользователи ГИС ЖКХ боятся, что в таком случае деньги попадут не по назначению.

Для формирования платёжного документа со взносом на капитальный ремонт нужно создать лицевой счёт и разместить информацию о выбранном способе формирования фонда капитального ремонта.

Если платёжные документы выставляются другой организацией, дополнительно необходимо наличие размещённого решения о порядке представления платёжных документов, если оно было принято на основании протокола ОСС. Если ОСС не проводилось, то необходимо разместить информацию о порядке представления платёжных документов, основанием для размещения которой являются действия владельца спецсчёта («Реестр сведений по капитальному ремонту» – Добавить информацию – «Информация о порядке представления платежных документов»).

При этом в карточке есть возможность выбрать «Модель выставления платёжных документов»:

В платёжном документе всегда указывается единый лицевой счёт или номер обычного лицевого счёта, а не специального счёта. Кроме того при создании платёжки можно выбрать необходимого получателя платежа.

В платёжном документе размещается один вид платёжных реквизитов для исполнителя услуг и получателя платежа в одном лице. При этом указываются платёжные реквизиты размещающей организации.

Возможность указать несколько платёжных реквизитов в одной платёжке, в том числе отдельно платёжные реквизиты исполнителя услуг и платёжные реквизиты получателя или получателей платежа, будет реализована в одной из следующих версий ГИС ЖКХ.

В платёжном документе автоматически формируется информация о лицевом счёте, на который создается платёжный документ. Если модель платёжных документов выставлена в составе единого платёжного документа, то есть взнос на капитальный ремонт будет добавлен в платёжный документ на оплату ЖКУ, в платёжке распределяются суммы для каждой услуги.

После выставления и оплаты документов будет произведено квитирование. При квитировании есть возможность сопоставить информацию о внесении платы и начислений.

И напоследок – если платёжные документы предоставляются «В составе единого платежного документа» (оплата жилищно-коммунальных услуг и капитального ремонта), необходимо указывать платёжные реквизиты для оплаты жилищно-коммунальных услуг.

Как управляющей организации размещать информацию по вывозу ТКО в ГИС ЖКХ?

До даты начала оказания региональным оператором услуги по обращению с ТКО применяются положения действующего законодательства: услуга по сбору и вывозу ТКО включается в состав содержания общего имущества. При этом стоимость услуги по сбору и вывозу ТКО, объём вывозимых ТКО определяются соглашением сторон в соответствии с гражданским законодательством.

Информацию в системе размещают лица, осуществляющие управление МКД и ответственные за содержание ОИ в МКД. Раздел 10 приказа № 74/114/пр устанавливает размещение в ГИС ЖКХ в том числе следующих сведений:

В какой вкладке в рабочей области в личном кабинете нужно размещать информацию об административных правонарушениях, штрафах и привлечении к ответственности?

Информацию об административном правонарушении, в том числе постановления о прекращении производства об административном правонарушении размещают в системе органы исполнительной власти субъектов РФ, уполномоченные на осуществление государственного жилнадзора (пункт 4.7 раздела 4 приказа № 74/114/пр).

Выходит, что управляющие организации не размещают в системе документы о случаях привлечения их к административной ответственности и документы о прекращении производства по делу об административном правонарушении.

Где управляющей организации найти информацию для размещения во вкладке «Оценка технического состояния ОЖФ»?

Ответ – из технической документации на дом. Содержание общего имущества включает в себя осмотр общего имущества управляющей организацией (пп. «а» п. 11 и п. 13 Правил № 491). Результаты осмотра общего имущества оформляются в акте осмотра. Этот акт является основанием для принятия собственниками помещений или ответственными лицами решения о соответствии или несоответствии проверяемого общего имущества требованиям законодательства РФ, и о мерах по устранению выявленных дефектов (п. 14 Правил № 491).

ПП РФ № 416 утвердило Правила осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами. Согласно п. 6 указанных Правил, управляющая организация по требованию собственников помещений в МКД обязана представить акт обследования технического состояния дома и иные документы о выявленных дефектах.

Работы по проверке технического состояния и осмотру несущих конструкций, оборудования и систем инженерно-технического обеспечения, входящих в состав общего имущества в многоквартирном доме, входят в состав Минимального перечня услуг и работ. Перечень был утверждён постановлением Правительства РФ от 03.04.2013 № 290.

Управляющие организации обязаны размещать в ГИС ЖКХ информацию об объектах государственного учёта жилищного фонда, включая их технические характеристики и состояние (п. 2 раздела 10 приказа № 74/114/пр):

Техническая документация на многоквартирный дом включает в себя акты осмотра (пп. «в» п. 24 Правил № 491). При определении размера платы за содержание и ремонт жилого помещения собственников помещений, которые выбрали управляющую организацию для управления МКД, решение ОСС принимается с учётом предложений управляющей организации. Предложения УО должны учитывать степень физического износа и технического состояния общего имущества МКД (пункт 31 Правил № 491).

Управляющие организации обязаны разместить данные об объекте жилищного фонда. Но поля «Наличие факта проведения энергетического обследования» и «Дата проведения энергетического обследования» неактивны. Что делать?

Ответ от службы поддержки – ждать. Сейчас у поставщиков информации, кроме указанных в разделе 6 приказа № 74/114/пр, нет доступа к редактированию даты и признака проведения энергетического обследования.

Как внести в систему информацию о приборах учёта и лицевых счетах?

В ГИС ЖКХ невозможно разместить приборы учёта без лицевого счёта, то есть при создании прибора учёта поле «Лицевой счёт» обязательно к заполнению. Представим, что ПУ находится в помещении. Когда у помещения меняется собственник, в 1С закрывается старый ЛС и открывается новый. При закрытии старого ЛС в ГИС ЖКХ приборы учёта невозможно перевести на новый ЛС.

Нужно архивировать данные ПУ и при открытии нового лицевого счёта создавать ещё один ПУ с теми же данными. Таким образом, в системе у помещения отображается задвоенное количество приборов учёта. Верно ли, что приборы учёта привязываются к лицевым счетам, а не к помещению?

Служба технической поддержки ГИС ЖКХ отвечает, что в подобном случае нет необходимости архивировать прибор учёта.

Если у помещения сменился плательщик, нужно закрыть текущий лицевой счёт для предыдущего плательщика и создать новый лицевыой счёт с указанием нового плательщика.

В системе есть два типа подключения лицевых счетов:

ГИС ЖКХ сама определяет собственника помещения на основании данных ЕГРП и автоматически формирует подключения собственника к лицевым счетам помещения. Для пользователя, который перестал быть собственником, система автоматически удалит соответствующее подключение к лицевым счетам.

Пользователь, указанный в качестве плательщика в лицевом счёте из реестра физических лиц, автоматически подключается к лицевому счёту как плательщик.

Но подключения плательщика к лицевому счёту, выполненные вручную, не будут автоматически удаляться из его личного кабинета. Такие подключения плательщик может сам отключить в личном кабинете. Для этого ему нужно перейти в раздел «Подключенные ЛС к Личному кабинету» и выбрать пункт «Отключить» из контекстного меню лицевого счёта.

Затем необходимо зайти в реестр приборов учёта и открыть нужный прибор на изменение. В открывшейся форме – удалить неактуальный счёт, нажав на крестик, и добавить нужный. Также можно перевыбрать помещение.

По материалам портала РосКвартал.

Одним из лицензионных требований для организаций, оказывающих услуги по управлению многоквартирными домами, является заполнение ГИС ЖКХ. За неразмещение, неполное размещение или размещение недостоверной информации управляющие организации могут привлечь к административной ответственности. Контролирующие органы тщательно проверяют наличие информации и ее соответствие Приказу Минкомсвязи РФ и Минстроя РФ от 29 февраля 2016 г. N 74/114/пр «Об утверждении состава, сроков и периодичности размещения информации поставщиками информации в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства».

Кто должен заполнять информацию в ГИС ЖКХ

Для старта работы в ГИС ЖКХ любой управляющей компании или ТСЖ необходимо определиться, кто именно будет вносить информацию в систему. Для этого нужно решить, будет этим заниматься сотрудник управляющей организации, или лучше воспользоваться услугами сторонней организации. Некоторым проще передать такие полномочия специалистам компании-подрядчика, а другим – нанять специального сотрудника или научиться размещать информацию своими силами.

Если у вас есть человек, которому можно поручить такую обязанность, то достаточно обучить его и не заниматься поисками других сотрудников или подрядчика. Если же такого сотрудника нет, то будет проще заключить договор с компанией, предоставляющей услуги размещения информации в ГИС ЖКХ. Это выйдет гораздо дешевле, чем найм нового сотрудника и его обучение.

В любом случае, руководителю организации также нужно найти время на изучение системы, т.к. знание ГИС ЖКХ поможет контролировать работу сотрудников.

Какие разделы ГИС ЖКХ должны заполнять УК и ТСЖ

ГИС ЖКХ содержит 9 разделов, но управляющим организациям и ТСЖ нужно заполнять не все.

Основная работа происходит в разделах:

Кроме этого, управляющим организациям доступна работа с разными справочниками, реестрами отчетности и обращениями граждан.

Способы размещения информации в ГИС ЖКХ

Количество домов на управлении и размер организации влияет на выбор способа размещения информации.

Управляющие компании и ТСЖ могут вносить сведения в систему несколькими способами:

Способ внесения сведений в ГИС ЖКХ вручную – самый трудоемкий и длительный, особенно, если нужно вносить большое количество данных. Но он вполне подойдет для небольших ТСЖ и ЖСК.

Заполнение информации с помощью шаблонов также нельзя назвать простым способом. Но он широко используется в настоящее время и может подойти для ТСЖ, ЖСК или небольших УК, которые имеют в управлении несколько домов.

Разработчики ГИС ЖКХ позаботились о пользователях системы и составили подробные инструкции для загрузки данных в систему вручную и с помощью шаблонов.

Третий способ – размещение информации с помощью системы управляющей организации, интегрированную с ГИС ЖКХ, подойдет абсолютно любым управляющим компаниям, ТСЖ и иным формам товариществ и кооперативов. В программе Домучёт реализована возможность автоматического обмена данными с ГИС ЖКХ. Всего лишь в 2 клика можно перенести довольно большой объем информации: от характеристик многоквартирных домов до показаний приборов учета и платежных документов.

Привлечение посредника для размещения информации может быть выгодно небольшим управляющим компаниям и ТСЖ. Но стоит быть осторожным в подборе такого подрядчика. Дешево – это не значит качественно.

Порядок заполнения данных

Как правило, управляющие организации теряются, начиная свою работу в ГИС ЖКХ после регистрации. Ведь в систему необходимо внести огромный объем данных.

Сведения в ГИС ЖКХ размещаются в следующем порядке:

Кроме вышеперечисленного, управляющим организациям необходимо заполнить информацию о размере платы за содержание жилого помещения, об объеме и качестве коммунальных услуг, отчет о выполнении условий договора управления, протоколы общего собрания собственников помещений в МКД.

Для УК, ТСЖ и ЖКС, являющихся владельцами специальных счетов капитального ремонта, необходимо размещение:

Правила заполнения ГИС ЖКХ

Шаг 1. Самый первый шаг работы с системой ГИС ЖКХ для управляющих организаций – это размещение договора управления многоквартирным домом. Для ТСЖ и ЖКС первым шагом является размещение Устава. Без этого пункта дальнейшее размещение информации о доме невозможно.

Для размещения договора управления или Устава необходимо в разделе «Объекты управления» (рис. 1) выбрать пункт «Договоры управления».

К каждому договору управления обязательно прикрепляются протоколы общих собраний собственников о выборе способа управления.

Шаг 2. После этого можно вносить информацию о многоквартирном доме, помещениях, лицевых счетах, приборах учета. Данная информация загружается в разделе «Объекты управления» в соответствующих пунктах.

Чтобы разместить информацию о квитировании платежей, поступивших через банк, нужно выбрать пункт «Квитирование» в разделе «Оплата ЖКУ».

Шаг 4. Также система ГИС ЖКХ позволяет специалисту управляющей организации или ТСЖ добавлять информацию о перечне оказываемых услуг по управлению общим имуществом, выполняемым работам и их объемам.

Для размещения данной информации первоначально требуется добавить виды услуг и работ в справочник «Работы и услуги для организации».

Если управляющая организация или ТСЖ имеет специальный счет капитального ремонта, то размещение информации также требуется в разделе «Капитальный ремонт» (рис. 3):

Как вносить изменения?

Этим вопросом задаются многие пользователи ГИС ЖКХ. Редактирование информации в ГИС ЖКХ возможно. Изменению подлежат практически вся информация: некоторые сведения об организации, размер платы, нормативы потребления, тарифы, информация о помещениях, лицевых счетах, приборах учета, платежных документах. Вся подробная информация, как заполнять и редактировать данные в ГИС ЖКХ, есть в инструкциях пользователя для товариществ и управляющих организаций.

Как проверить заполняемость ГИС ЖКХ?

Управляющие организации и ТСЖ могут сами проверить степень заполнения ГИС ЖКХ. Такая возможность предусмотрена в отчетах о размещении информации по МКД и выявленных нарушениях. В них можно посмотреть процент заполнения технических характеристик дома, процент размещенных лицевых счетов и платежных документов.

Процент заполнения считается, исходя из количества размещенной информации.

Отчеты доступны после предоставления права доступа «Выявленные нарушения в размещении информации» и «Размещение информации в отношении многоквартирного дома». Для этого необходимо поставить галочки напротив соответствующих полей в разделе «Администрирование».

Для работы с отчетом о нарушениях в пункте «Реестр отчетности» раздела «Аналитика и отчеты» найдите отчет «Выявленные нарушения в размещении информации». Для поиска заполните обязательные поля в блоке «Параметры фильтрации» и нажмите кнопку «Найти» (рис. 4):

Если по дому отсутствуют нарушения в размещении информации о технических характеристиках и платежных документах, то такой дом не отображается в результатах поиска.

Нарушения по другим домам отобразятся в отчете, который при желании можно выгрузить в Excel. Данный отчет показывает процент размещения технических характеристик и количество лицевых счетов, по которым не размещены платежные документы.

В идеале отчет о нарушениях лучше сверять с отчетом «Размещение информации по многоквартирным домам». Принцип работы с данным отчетом аналогичен. В нем находится детальная информация по размещению технических характеристик дома, количеству помещений, лицевых счетов, приборов учета и платежных документов.

Данные отчеты обновляются раз в сутки. Подробнее работа с ними описана в руководствах пользователя.

Мы продолжаем рубрику «Вопрос-ответ». В редакцию компании «Технология и Сервис» поступил вопрос о том, как открыть лицевой счет (далее ЛС) в частном секторе. Ответ прост: открытие ЛС  в частном секторе ничем не отличается от ЛС в многоквартирном доме. Но не все знают как его открыть, поэтому мы предлагаем вам ознакомиться с инструкцией по открытию ЛС.

Подробнее о лицевом счете

ЛС присваиваются собственникам и пользователям жилых (и нежилых) помещений, для внесения оплаты за использование этих помещений и коммунальные услуги. ЛС можно добавить в систему ГИС ЖКХ только после того, как будет добавлено помещение, а к нему привязаны собственники (согласно приказу Минкомсвязи и Минстроя РФ от 24.08.2015 № 311/613/пр «Об утверждении состава, порядка, способов, сроков и периодичности размещения в ГИС ЖКХ информации из ГКН и ЕГРП»).

ГИС ЖКХ позволяет самостоятельно внести данные по собственникам (СНИЛС и паспортные данные). Эти сведения будут размещены в закрытой части ГИС ЖКХ.

Нумерация ЛС собственников должна соответствовать фактической нумерации квитанций. Если квартире № 1 присвоен ЛС № 418941, значит, в ГИС ЖКХ первой квартире нужно присвоить ЛС № 418941.

В течение 7 дней с момента присвоения ЛС в ГИС ЖКХ должны появиться:

В систему вносятся только актуальные на сегодняшний день сведения, закрытые ЛС не подлежат загрузке, поэтому размещать долги по старым ЛС, по которым нет начислений, не нужно.

Есть два способа загрузки информации:

Ручное внесение лицевого счёта в ГИС ЖКХ

Чтобы разместить лицевой счёт в ручном режиме, в реестре лицевых счетов нажмите «Добавить лицевой счёт».

В открывшейся форме заполните необходимые поля. Для этого рядом с каждым блоком нужно нажать на пиктограммы выпадающих списков.

Плательщика можно выбрать из списка через формы поиска по физическим и юридическим лицам или внести информацию о нём вручную в специальной форме (ФИО, паспортные данные и СНИЛС).

Когда вся информация будет размещена, нажмите «Сохранить и добавить лицевой счёт».

Внесение лицевого счета в ГИС ЖКХ с помощью шаблона

Для каждого шаблона в этом же архиве есть документ с описанием алгоритма его заполнения. Шаблон для размещения лицевых счетов состоит из трех частей: основные сведения, помещения, основания.

В шаблоне зеленым цветом помечены поля, обязательные к заполнению, оранжевым – факультативные.

ЛС не получится разместить без заполненных во второй вкладке шаблона сведений о подъездах и помещениях.

Если у вас для одного помещения есть нескольких раздельных ЛС, то в шаблон нужно загружать сведения по каждому.

Закрытый ЛС в шаблон вносить не нужно.

Для загрузки заполненного шаблона зайдите в «Объекты управления» и выберите вкладку «Лицевые счета». В открывшемся «Реестре лицевых счетов» выберите функцию «Загрузить».

В открывшемся диалоговом окне вам будет предложено выбрать файл для загрузки.

После загрузки шаблона необходимо проверять его статус, так как на сайте указывается лишь обработан файл или нет. Вы увидите ошибки, если вы их где-то допустили, только внутри загруженного документа.

Статус шаблона можно проверить во вкладке «Результат импорта/экспорта файлов» в личном кабинете. Вы увидите список всех шаблонов, которые уже были загружены вами на сайт.

Под галочкой предложена функция «Сохранить обработанный файл» – при нажатии на неё документ будет скачан в формате Excel. Статус объекта указан в последнем столбце таблицы, который называется «Статус обработки».

Если фон красный, значит, есть ошибки. Как их исправить, программа не пишет, поэтому придётся проверить всю таблицу заново. Если же в графе «Статус обработки» написано «ОK», значит, таблица обработана успешно.

На заметку

Несколько ошибочно внесенных ЛС удалить разом система не даст, так как такой функции попросту нет. Каждый неправильно добавленный ЛС можно удалить только вручную независимо от того, каким способом загружены ЛС.

ЛС вносятся в ГИС без уникального номера помещения, поскольку уникальный номер помещений, ЛС и прочего присваивается ГИС ЖКХ после добавления помещения, ЛС в ГИС ЖКХ.

С радостью ответим на другие ваши вопросы, которые можно задать на специальной странице.А если самостоятельно разбираться не хочется, то приходите к нам на сопровождение ГИС ЖКХ.