Наши клиенты часто спрашивают нас, какие документы обязательно должны быть у ТСН. В данной статье мы поговорим об обязательных документах, которые должны быть у ТСН (ТСЖ) в коттеджном поселке, у ТСН (СНТ и ОНТ), у ТСН (ТСЖ) в многоквартирных домах.
Если Вы не знаете, в чем отличия ТСН, ТСЖ и СНТ (ОНТ), рекомендуем почитать .
У любого ТСН должны быть следующие документы:
В Товариществах, созданных и функционирующих по Жилищному кодексу РФ (ТСЖ) может быть еще один учредительный документ — протокол заседания правления об избрании председателя правления. Протокол заседания правления составляется в том случае, если уставом Товарищества избрание председателя правления отнесено к компетенции правления.
У любого ТСН должны быть договоры, акты выполненных работ и оказанных услуг
Сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень типовых управленческих архивных документов). Соблюдать указанные в Перечне сроки должны все организации, независимо от формы собственности (п. 1.2 Перечня типовых управленческих архивных документов, решение ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11).
К обязательным кадровым документам для ТСН относятся следующие:
Трудовые договоры (служебные контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться в организации 75 лет согласно ст. 657 Перечня типовых управленческих архивных документов.
Последняя из утвержденных и действующая в настоящее время форма трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».
Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
Согласно ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним подлежат хранению в течение 75 лет.
Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов табели учета рабочего времени хранятся в организации в течение пяти лет,
Перечнем типовых управленческих архивных документов установлен срок хранения личных карточек работников 75 лет (ст. 658).
Обязательным условием трудового договора является трудовая функция, заключающаяся в выполнении работы по должности, указанной в штатном расписании.
Следует учитывать, что штатное расписание, а также приказы о внесении в него изменений при проведении мероприятий по сокращению штата или численности работников ТСН — основное доказательство того, что сокращение действительно произошло.
Штатные расписания ТСН и изменения к ним по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов).
ПВТР должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми (ст. 773 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Статьей 655 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников хранятся постоянно по месту их разработки и утверждения.
На основании ст. 411 Перечня типовых управленческих архивных документов положения об оплате труда и премировании работников подлежат постоянному хранению по месту их разработки и утверждения.
Статьей 570 Перечня типовых управленческих архивных документов установлено, что перечни профессий по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения.
Если заработная плата перечисляется на банковские карты, то работодателю рекомендуется определить в локальном акте порядок выдачи работникам расчетного листка (письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1).
Форма расчетного листка утверждается работодателем (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
При утверждении расчетного листка рекомендуется издать приказ (распоряжение), поскольку в нем можно разграничить полномочия работников ТСН (например, указать ответственного за извещение работников, дни, в которые оно должно производиться, и др.).
Приказ об утверждении расчетного листка подлежит хранению 75 лет (ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся пять лет. Если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными, то срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Переписка по воинскому учету работников должна храниться в организации в течение трех лет (ст. 690 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Обязательность издания работодателем приказов (распоряжений) установлена Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 62, 68, 84.1, ч. 6 ст. 193, ст. ст. 229, 402) и вытекает из функций, осуществляемых Председателем правления ТСН.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они распространяются на ТСН.
Общего списка распорядительных документов, которые должны быть в ТСН, нет. Их наличие или отсутствие определяется в зависимости от способа организации труда у работодателя. Например, если Председатель правления ТСН самостоятельно ведет трудовые книжки, в ТСН не издается приказ о назначении ответственного за такую работу; если нет сменной работы, отсутствует приказ об утверждении графика смен и т.д.
Можно привести только примерный список приказов (распоряжений), который формируется на протяжении всей деятельности отдельного работодателя с учетом его специфики:
— приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (формы N Т-1, N Т-1а).
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (формы N Т-6, N Т-6а).
— приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (формы N Т-8, N Т-8а).
Не относятся к приказам, но издаются также на основании унифицированной формы следующие документы:
— приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (форма N Т-11, N Т-11а).
Для некоторых приказов форма не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. К таким приказам относятся:
— приказ о применении дисциплинарного взыскания.
— приказ о снятии дисциплинарного взыскания.
— приказ об изменении штатного расписания.
— приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
— приказ о привлечении работника к сверхурочной работе.
— приказ об оплате сверхурочной работы.
— приказ о предоставлении дополнительного времени отдыха за сверхурочную работу.
— приказ о привлечении работника к работе в выходной или праздничный день.
— приказ о предоставлении другого дня отдыха за работу в праздничный день.
— приказ об утверждении формы расчетного листка.
— приказы об утверждении локальных нормативных актов.
Такие акты могут утверждаться двумя способами: изданием приказа (распоряжения) или проставлением грифа «УТВЕРЖДАЮ» уполномоченным лицом (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). Издание приказа представляется целесообразнее, поскольку в нем могут содержаться указания отдельным работникам ТСН, разграничиваться их полномочия по реализации норм, содержащихся в локальном нормативном акте, устанавливаться сроки исполнения поручений и др.
Приказы, распоряжения по основной (профильной) деятельности подлежат постоянному хранению, а по личному составу — в течение 75 лет (ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Иные документы. Они должны быть в наличии только в тех случаях, когда какие-либо действия работодателя зависят от волеизъявления работника или предусмотрены нормами законодательства РФ. К таким документам можно отнести:
а) заявления работников, например:
— о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику в возрасте до 18 лет (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
— о выдаче работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ);
— об оформлении новой трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине (ч. 5 ст. 65 ТК РФ);
— о расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) (ст. 80 ТК РФ);
— о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, в случае, предусмотренных ч. 2 ст. 124 ТК РФ;
— о предоставлении отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком (ст. ст. 255, 256 ТК РФ);
б) уведомления (извещения и т.п.), которые являются подтверждением обоснованности последующих действий работодателя или работника, например:
— о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора (ч. 2 ст. 74 ТК РФ);
— о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);
— о готовности работодателя произвести выплату задержанной заработной платы (ч. 4 ст. 142 ТК РФ);
— о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ);
Сроки хранения указанных документов различны. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов обращения граждан личного характера, в том числе заявления, а также справки, не вошедшие в состав личных дел, хранятся в организации пять лет (ст. ст. 183, 665).
Документы, обязательные для МЧС
ТСН обязаны иметь:
Кроме того, МЧС требует наличие:
Обращаем Ваше внимание, что речь идет о минимальном перечне, который необходим по закону для обычной работы товариществ. В перечне не учитывается специфика деятельности отдельных товариществ (например, дополнительные документы нужны при смене способа формирования фонда капитального ремонта в многоквартирных домах, при сдаче в аренду общего имущества, при оформлении недвижимости в собственность товарищества и проч.).
Требования к ТСН, ТСЖ, СНТ, ОНТ разбросаны по огромному количеству законов. Уверены, что мы что-то упустили. Напишите нам об этом в комментариях, давайте пополнять список вместе!
Коллектив юридической компании Абонент Консалт
