В большинстве общественных заведений первые, кого вы встречаете, едва успев переступить порог, — это администратор. Данных специалистов нанимают гостиницы, салоны красоты, рестораны и, конечно, офисные учреждения. На них возлагают немало обязанностей, начиная с общения с гостями и партнерами и заканчивая обработкой документации.
Особенности
Стоит сказать, что администратор – весьма универсальная профессия, которая может включать в себя разносторонние обязанности. Преимущество для начинающих специалистов состоит в том, что она не требует каких-либо глубоких знаний в определенной сфере.
Большее внимание потенциальные работодатели уделяют личным качествам. Потенциальный кандидат на должность администратор офиса должен быть в меру общительным, уметь устанавливать контакты с разными людьми, грамотно излагать собственные мысли. Также преимуществом станет наличие интереса к выбранной сфере деятельности и умение проявлять стрессоустойчивость. Последнее качество непременно пригодится будущему администратору. Ему придется общаться с огромным количеством посетителей, среди которых непременно будут попадаться конфликтные. Однако даже в подобных ситуациях администратор должен уметь оставаться вежливым.
Стоит отметить, что в зависимости от политики компании в вопросе набора кадров, могут предъявляться требования к наличию высшего образования, умению работать с офисной техникой и т.д.
Рабочий график на этой должности обычно определяется режимом работы заведения, так как именно администратор открывает его по утрам и закрывает вечером. Однако при круглосуточной работе для сотрудников составляется сменный график. Как правило, офисы в подобном режиме не работают.
Стоит также обратить внимание на тот факт, что администратор и офис-менеджер – это разные профессии. Офис-менеджер фактически руководит другими сотрудниками. Администратор, в отличие от него, данную функцию не выполняет. Он всего лишь выполняет собственные функции, при необходимости взаимодействуя с другими сотрудниками офиса.
Основные обязанности
Администратор офиса, находясь на рабочем месте, должен выполнять немалое количество задач, которые на него возлагает руководство. Давайте кратко их перечислим.
Помимо перечисленных выше обязанностей администратор офиса фактически постоянно взаимодействует с людьми. Это и потенциальные клиенты, и действующие сотрудники компании. Именно на этого специалиста ложатся обязанности, связанные с составлением графиков для сотрудников.
Права
Количество прав, в отличие от обязанностей, значительно меньше. Итак, что позволяет администратору офиса инструкция?
Функции администратора офиса
Находясь на рабочем месте, данный специалист должен выполнять немалое количество возлагаемых на него задач:
Фактически количество функций может быть больше. Это зависит от списка должностных обязанностей администратора офиса в конкретном учреждении.
Подготовка офиса
Выполнение возложенных функций, как правило, начинается с подготовки к новому рабочему дню. Прибывая на свое рабочее место, администратор проверяет работу оргтехники, наличие расходных и канцелярских материалов. Далее специалист должен ознакомиться со списком посетителей и создать условия для их встречи.
Поддержание порядка
Администратор не должен напрямую заниматься уборкой и другими мероприятиями для поддержания порядка в офисе. Однако в числе его обязанностей — необходимость координировать работу обслуживающего персонала. Он должен составить график уборки, а также указать ее продолжительность.
Обслуживание посетителей
Обязанности администратора состоят также в том, чтобы договариваться с посетителями о времени визита, согласовывать их с руководителем. График визитов должен быть составлен таким образом, чтобы не возникало накладок и никому не приходилось тратить время на ожидание. Помимо этого администратор должен встречать посетителей. Именно он создает первое впечатление.
Телефонное обслуживание
Эта функция возлагается на администратора, чтобы освободить руководителя от переговоров и не отвлекать его от рабочего процесса. Некоторые вопросы сотрудник может решить самостоятельно или записать посетителя на прием в соответствии с расписанием руководителя. При выполнении данных функций сотрудник непременно должен соблюдать конфиденциальность, не разглашая посторонним доступную ему информацию.
Образец
Должностная инструкция администратора офиса может включать в себя разные пункты в зависимости от требований конкретной организации. Однако, как правило, в ней будут прописаны стандартные условия, которые принимают за образец.
Должностную инструкцию принято предоставлять новому сотруднику на ознакомление, факт которого он должен подтвердить собственной подписью.
Рабочее место
Инструкция по охране труда для администратора офиса предъявляет некоторые требования к условиям труда. Например, рабочее место должно быть расположено таким образом, чтобы сотруднику было удобно выполнять собственные обязанности. Как правило, оно находится рядом с кабинетом руководителя и позволяет наблюдать за другими сотрудниками.
Нужно понимать, что при выполнении обязанностей администратору, а также другим сотрудникам нередко приходится пользоваться офисной техникой. Вот почему размещать ее нужно таким образом, чтобы она была доступна для непродолжительной эксплуатации.
Одна из важных задач, которая четко не прописана в должностной инструкции администратора, — выполнять роли связующего звена между непосредственным руководителем и подчиненными. Поэтому сотрудник должен постараться создать благоприятную обстановку и наладить контакты с другими специалистами. Важно не только корректно передавать указания руководителя, но и уметь контролировать точность их выполнения.
По этой причине важным фактором в достижении успеха на этой должности становится умение устанавливать контакты с окружающими. Это касается и руководителей, и подчиненных. Что касается личных качеств, довольно важными из них считаются организованность и стрессоустойчивость, которые позволяют руководить другими сотрудниками и оставаться спокойным даже при общении с конфликтными посетителями.
Краткое содержимое статьи:
Невзирая на тот факт, что стойку администратора для регистрации покупателей используют почти в любой сфере бизнеса, не каждый понимает важность этого элемента. Предназначается этот предмет для:
● создания общего впечатления – первое, что видит посетитель или клиент ,при входе в компанию – стойка администратора. По этой причине, она должна быть презентабельной и функциональной, соответствовать общей стилистике интерьера;
● создания границ с приемной – с помощью этого предмета происходит зонирование помещения на рабочую площадь и место ожидания. Это поможет администратору выполнять свои обязанности, даже если посетителей очень много;
● организации рабочего места администратора. В основном, такой сотрудник не только работет с посетителями, а и отвечает на звонки, сам совершает их, ведет работу с документацией и пр.;
● ориентирование клиентов. Они, увидя ресепшн, сразу понимают, куда надо идти и у кого из сотрудников получать необходимую информацию.
Также предназначение определяет и функциональность стойки. В основном в ее конструкцию входят два модуля: рабочий стол сотрудника и ярус для взаимодействия с клиентами. Но есть и такие модели, которые укомплектовываются дополнительными полками, секциями и мягкой мебелью для ожидания.
На что обратить внимание при выборе
Неважно, какая специфика компании или ее бюджет, существуют определенные требования, которые нельзя игнорировать при выборе стойки. Она должна отвечать таким параметрам:
● презентабельный внешний вид. Именно этот элемент – лицо организации, поэтому по тому, в каком оно состоянии и качестве, можно судить о самой компании;
● оформление в корпоративном цвете или с фирменным логотипом. Конечно, она должна быть изготовлена специальной для предприятия и идеально вписаться в интерьер;
● уместность – в ресепшне должны быть совмещены современные модные тенденции, но при этом не выбиваться из общей стилистики офиса. Не стоит покупать предмет, которые на фоне всего дизайна интерьера будет выглядеть очень вычурно или, наоборот, дешево. Но если элемент интерьера будет выглядеть немного дороже, страшного в этом ничего нет;
● комфорт – работнику должно быть удобно находиться за ней на протяжении всего рабочего дня. Кроме этого, понадобится расставить на столешнице бумаги, оргтехнику и оставить еще свободное место. Верхняя плоскость должна быть удобной также и для клиента;
● функциональность – современные модели могут выполнять одновременно нескольких функций и быть оснащены мягкой мебелью, полками, подсветкой, и пр. Перед покупкой надо учитывать собственные предпочтения: чем меньше площадь офиса, тем больше функциональность.
Это главные факторы, которые важно учитывать. Но набор функций зависит от деятельности, которую ведет предприятие. Готовые ресепшн выбрать и купить можно в компании Эргомебель.
